1. Öffnen Sie Kontakte und wählen Sie Neuer Kontakt.
2. Geben Sie einen Namen ein, höchstens 120 Zeichen.
3. Tragen Sie mindestens eine Rufnummer ein, etwa Büro oder Mobil.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf Firma, Position, Adresse, E-Mail und Notiz.
5. Wählen Sie Anlegen.

Beim Bearbeiten heißt der Knopf Speichern. Das Telefonbuch steht allen Mitarbeitenden in Webinterface und App zur Verfügung. Einträge ändern nur Administratoren.

Zum Entfernen geben Sie den Namen des Kontakts ein. Der Kontakt liegt danach im Papierkorb.

Sie übernehmen Kontakte aus Outlook, Google Kontakte oder einem früheren Export. Import und Export sind Administratoren vorbehalten.

1. Wählen Sie unter Kontakte den Punkt Importieren und Datei wählen.
2. Wählen Sie eine vCard- oder CSV-Datei. Erlaubt sind bis zu 2 MB und 2000 Einträge.
3. Prüfen Sie die Vorschau. Jede Zeile trägt einen Status:
   • Neu wird angelegt.
   • Vorhanden steht schon im Telefonbuch oder doppelt in der Datei.
   • Abgewiesen enthält eine Notruf- oder interne Nummer oder ist eine Nebenstelle aus einem eigenen Export.
   • Fehlerhaft hat keinen Namen, keine Nummer oder ein Feld über 200 Zeichen.
4. Wählen Sie N Kontakte anlegen.

Je Import werden bis zu 500 neue Kontakte angelegt. Sind es mehr, teilen Sie die Datei.

Doppelte Nummern erkennt die App unabhängig von der Schreibweise. 0170…, +49 170… und 0049 170… gelten als dieselbe Nummer.

Die App erkennt Trennzeichen und Spaltennamen von Outlook und Google selbst. Nötig sind eine Spalte für Name oder Firma und eine Spalte mit Telefonnummer.

Wählen Sie Exportieren und das Format:

• Als vCard (.vcf) für Handys und Mailprogramme
• Als CSV für Excel (.csv) für Tabellen

Notizen und Wiedervorlagen setzen Sie am Kontakt. Unter Wiedervorlagen sehen Sie, welche fällig sind.