Datenübertragbarkeit und Anbieterwechsel

Dieses Online-Register beschreibt für INGOS MAIL die Verfahren und Methoden für Wechsel und Portierung, die Datenstrukturen und Datenformate, die eingesetzten Standards und offenen Spezifikationen sowie bekannte technische Beschränkungen. Es erfüllt die Informationspflichten nach Art. 26 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) und wird aktuell gehalten.

Grundlage sind die Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen für INGOS MAIL, insbesondere § 11 und § 15.4.

INGOS MAIL nutzt für E-Mails, Kalender und Kontakte ausschließlich offene Standards. INGOS betreibt die Plattform selbst. Ihre Daten lassen sich deshalb während der gesamten Vertragslaufzeit mit gängigen Programmen abrufen, ohne Zutun von INGOS.

Serveradresse ist mail.ingos.net. Weitere Hinweise zur Einrichtung finden Sie unter Konfiguration. Für die Nutzung dieser Schnittstellen zum Anbieterwechsel fallen keine Entgelte an.

Für folgende Daten gibt es keine einschlägige gemeinsame Spezifikation. INGOS stellt sie auf Anforderung in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit:

• Notizen, als CSV
• öffentliche und freigegebene Ordner mit ihren Freigaben
• Benutzer-, Postfach- und Domainkonfigurationen: E-Mail-Adressen, Anzeigenamen, Aliase, Weiterleitungen, Verteiler und Mailinglisten, Signaturen, Abwesenheitsnotizen, Filterregeln, persönliche Positiv- und Sperrlisten sowie Berechtigungen
• Dateien aus dem Dateispeicher mit Ordnerstruktur und Freigaben
• dauerhaft gespeicherte Chat-Nachrichten und Meeting-Metadaten
• Branding-Daten wie Logos

Die vollständige Liste der exportierbaren Datenkategorien steht in § 11.3 der Bedingungen.

Nicht übertragen werden Daten, die spezifisch für die interne Funktionsweise der Plattform sind:

• plattformweite Spam-, Schadsoftware-, Reputations- und Filtermodelle
• interne Server-, Netzwerk-, Sicherheits- und Betriebskonfigurationen einschließlich interner Schlüssel und Zugangsdaten
• plattformweite Infrastruktur-, Sicherheits- und Betriebsprotokolle

Aus Sicherheitsgründen werden außerdem keine Kennwörter, Kennwort-Hashes, privaten Schlüssel oder Geheimnisse der Mehr-Faktor-Authentifizierung in ein Zielsystem übertragen. Benutzer legen ihre Zugangsdaten beim neuen Anbieter neu an.

1. Teilen Sie INGOS den geplanten Wechsel in Textform an support@ingos.com mit. Nennen Sie das Ziel, also einen anderen Anbieter oder Ihre eigene Infrastruktur, und die betroffenen Domains.
2. Die Ankündigungsfrist beträgt höchstens zwei Monate ab Zugang Ihrer Mitteilung.
3. Danach beginnt der Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen. INGOS führt den Dienst in dieser Zeit unverändert fort und unterstützt den Wechsel. Ist der Wechsel in dieser Frist technisch nicht möglich, nennt INGOS innerhalb von 14 Arbeitstagen die Gründe und einen Zeitraum von höchstens sieben Monaten.
4. Im Anschluss halten wir Ihre Daten mindestens 30 Kalendertage zum Abruf bereit.
5. Danach löscht INGOS die Daten vollständig, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Entscheiden Sie sich statt eines Wechsels für die Löschung Ihrer Daten, gelten dieselben Fristen. Die Einzelheiten regelt § 11 der Bedingungen.

• Wechselentgelte: INGOS erhebt keine Wechselentgelte.
• Standarddienstentgelte: Sie ergeben sich aus Ihrem Angebot und der Featurematrix.
• Vorzeitige Beendigung: Endet ein Vertrag mit Mindest- oder Festlaufzeit durch einen Wechsel oder eine Löschung vorzeitig, kann eine verhältnismäßige Entschädigung nach § 11.4 der Bedingungen anfallen. Sie beträgt höchstens die Entgelte bis zum nächstmöglichen ordentlichen Vertragsende, abzüglich ersparter Aufwendungen.
• Zusätzliche Leistungen: Beratung, Datenbereinigung, individuelle Konvertierungen oder die Einrichtung des Zielsystems sind nicht Teil des gesetzlichen Wechsels und werden nur auf gesonderten Auftrag nach Preisliste erbracht.

• Notizen liegen nur als CSV vor. Formatierungen und Anhänge von Notizen können dabei verloren gehen.
• Filterregeln, Weiterleitungen, Abwesenheitsnotizen und Signaturen haben kein gemeinsames Standardformat. Sie werden im Zielsystem in der Regel von Hand neu angelegt. INGOS stellt die Angaben dazu auf Anforderung bereit.
• Kategorien und Farben an Nachrichten sind nicht standardisiert und können beim Wechsel verloren gehen.
• Wie vollständig ein Zielsystem Metadaten wie Markierungen oder Freigaben übernimmt, hängt vom Zielsystem ab.
• Gelöschte Inhalte, die nur noch in Sicherungen von INGOS enthalten sind, sind nicht Teil des Exports.

Fragen zum Wechsel und zur Datenübertragung richten Sie an support@ingos.com.