Kategorien

Kategorien sind farbige Stichworte wie „Kunde“ oder „Prüfstand“. Sie helfen, zusammengehörige Nachrichten, Termine, Aufgaben und Notizen auf einen Blick zu erkennen und gezielt anzuzeigen.

• Kategorien gehören zum Postfach. Eine Kategorie gilt für Nachrichten, Termine, Aufgaben und Notizen dieses Postfachs.
• Die Liste liegt am Mailserver. Andere Programme, die mit demselben Postfach verbunden sind, sehen dieselben Kategorien.
• Die Standard-Kategorien des Mailservers tragen den Namen ihrer Farbe, zum Beispiel „Rot“ oder „Blau“. Eigene Kategorien stehen unter ihrem Namen.
• Eine Nachricht, ein Termin oder ein Eintrag kann mehrere Kategorien tragen; ein Termin, eine Aufgabe oder eine Notiz höchstens 20.
• In Ordnern, die eine andere Person freigegeben hat, gelten die Kategorien dieser Person. Sie lassen sich dort zuweisen, aber nicht verwalten.

Verwalten lassen sich nur die Kategorien des eigenen Postfachs.

1. In der Navigation Einstellungen wählen, dann Kategorien. Bei eingeklappter Navigation führt das Sechseck Kategorien verwalten direkt dorthin.
2. Die Liste zeigt je Kategorie Farbpunkt und Namen, rechts die Knöpfe für Farbe, Umbenennen und Entfernen.

Ohne Kategorien steht dort Noch keine Kategorien angelegt.

Kategorie anlegen

1. In der letzten Zeile unter Neue Kategorie einen Namen eingeben (Platzhalter „Name“).
2. Optional über den Farbknopf (Start: Ohne Farbe) eine Farbe wählen.
3. Anlegen wählen oder Enter drücken.

• Name: höchstens 100 Zeichen, ohne Komma und Semikolon. Groß- und Kleinschreibung zählt beim Vergleich nicht; „kunde“ und „Kunde“ sind derselbe Name. Auch die Farbnamen der Standard-Kategorien sind belegt.
• Farbe: eine der 25 Farben oder Ohne Farbe. Standard: Ohne Farbe.

Ein leeres Feld legt nichts an. Mögliche Meldungen: „Bitte einen Namen für die Kategorie angeben.“, „Der Name einer Kategorie darf kein Komma und kein Semikolon enthalten.“, „Eine Kategorie mit diesem Namen gibt es bereits.“ Schlägt das Anlegen fehl, erscheint der Hinweis Nicht angelegt.

Farbe ändern

1. In der Zeile der Kategorie den Farbknopf wählen (Farbe wählen). Er zeigt die aktuelle Farbe mit Namen.
2. Im Menü Farbe eine Farbe wählen. Die aktuelle ist mit Häkchen markiert.
3. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Zur Wahl stehen in dieser Reihenfolge: Ohne Farbe, Rot, Orange, Pfirsich, Gelb, Grün, Türkis, Oliv, Blau, Violett, Kastanie, Stahl, Dunkler Stahl, Grau, Dunkelgrau, Schwarz, Dunkelrot, Dunkelorange, Dunkelpfirsich, Dunkelgelb, Dunkelgrün, Dunkeltürkis, Dunkeloliv, Dunkelblau, Dunkelviolett, Dunkelkastanie. Eine Kategorie ohne Farbe erscheint als leerer Ring. Schlägt die Änderung fehl, erscheint Farbe nicht geändert.

Kategorie umbenennen

1. In der Zeile Umbenennen wählen.
2. Im Feld Name der Kategorie den neuen Namen eingeben.
3. Speichern wählen oder Enter drücken. Abbrechen oder Escape lassen den alten Namen stehen.

Ein unveränderter oder leerer Name gilt als Abbruch. Für den neuen Namen gelten dieselben Regeln wie beim Anlegen. Schlägt das Umbenennen fehl, erscheint Nicht umbenannt.

Kategorie entfernen

1. In der Zeile Entfernen wählen.
2. Die Rückfrage Kategorie entfernen? mit Entfernen bestätigen oder mit Abbrechen schließen.

Die Kategorie verschwindet aus der Liste des Postfachs. Ein aktiver Filter auf diese Kategorie wird aufgehoben. Schlägt das Entfernen fehl, erscheint Nicht entfernt.

An Nachrichten

1. Eine Nachricht in der Liste mit der rechten Maustaste anklicken oder im Lesebereich Weitere Aktionen (⋮) wählen.
2. Kategorie … wählen.
3. Im Menü Kategorie eine Kategorie anklicken. Ein Häkchen zeigt, dass die Nachricht sie bereits trägt; ein erneuter Klick entfernt sie wieder.
4. Alle Kategorien entfernen (nur wenn die Nachricht Kategorien trägt) entfernt alle auf einmal.

Die Änderung ist sofort sichtbar. Schlägt sie fehl, springt die Anzeige zurück, und es erscheint Kategorie nicht gesetzt.

Weitere Wege:

• Mehrere Nachrichten: Nachrichten auswählen, dann im Menü Aktionen zur Auswahl bzw. in der Auswahlansicht Kategorie … wählen. Das Menü heißt dann Kategorie für 3 Nachrichten (mit der jeweiligen Zahl); ein Häkchen erscheint nur, wenn alle ausgewählten Nachrichten die Kategorie tragen. Ein Klick setzt sie bei allen oder entfernt sie bei allen, wenn alle sie schon tragen. Siehe Nachrichten ordnen.
• Im Lesebereich: Die Kategorien einer geöffneten Nachricht stehen unter dem Betreff als Plaketten; das × an einer Plakette entfernt diese Kategorie.

Kategorie … erscheint nur, wenn das Postfach des Ordners Kategorien hat.

An Terminen, Aufgaben und Notizen

Termine, Aufgaben und Notizen erhalten Kategorien in ihrem Bereich, über das Feld Kategorien mit Kategorie wählen bzw. Ändern oder über Kategorie … im Rechtsklick-Menü. Einzelheiten stehen in Termine anlegen und bearbeiten, Aufgaben und Notizen. Im Formular eines Kontakts gibt es kein Feld für Kategorien.

Es gibt vier Wege, die Nachrichtenliste auf eine Kategorie zu beschränken:

• Navigation: unter Kategorien eine Kategorie anklicken (Tooltip zum Beispiel „Nur Nachrichten der Kategorie Rot“). Ein zweiter Klick hebt den Filter auf. Die aktive Kategorie ist hervorgehoben.
• Eingeklappte Navigation: die farbigen Punkte in der Kategorie-Pille. Ein kleiner Punkt oben rechts zeigt „Ein Kategorie-Filter ist an“.
• Filter über der Liste: im Menü Filter unter Kategorie eine Kategorie oder Alle Kategorien wählen. Siehe Nachrichtenliste, Suche und Filter.
• Widget Kategorien in der Widget-Spalte des Bereichs E-Mail: eine Zeile anklicken.

Der Filter:

• wirkt nur auf die bereits geladenen Nachrichten des offenen Ordners;
• lässt sich mit dem Zustandsfilter (zum Beispiel Ungelesen) kombinieren;
• wird beim Wechsel des Ordners aufgehoben.

Die Navigation zeigt die Kategorien des Postfachs, das in der Postfach-Auswahl gewählt ist.

Mit Kategorien zuklappen bzw. Kategorien aufklappen an der Überschrift lässt sich die Gruppe in der Navigation zusammenfalten. Ganz ausblenden lässt sie sich unter Einstellungen › Anzeige › Kategorien in der Navigation; ein aktiver Filter wird dabei aufgehoben.

An Nachrichten, Terminen, Aufgaben und Notizen erscheinen Kategorien als farbige Pille mit Namen oder nur als farbiger Punkt. Die Wahl steht unter Einstellungen › Anzeige › Gesetzte Kategorien.

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