INGOS Phone im Überblick

INGOS Phone ist die Telefonanlage des Unternehmens in der Cloud. Verwaltet wird sie im Webinterface unter my.ingos.com, telefoniert wird mit der App INGOS Phone auf iPhone und Android oder mit Tischtelefonen. Dieser Artikel erklärt, welche Ansichten es gibt, wie die Startseite Übersicht aufgebaut ist und was INGOS übernimmt.

Webinterface und App greifen auf dieselbe Anlage zu. Eine Umleitung, die im Browser gesetzt wird, gilt sofort auch auf dem Handy.

Was das Webinterface zeigt, hängt von den eigenen Rechten ab.

• Verwaltung: Die Administration sieht die ganze Anlage, legt Nebenstellen an, baut Anrufabläufe und wertet Anrufe aus. Startseite ist die Übersicht. Personen, die die Telefonie des Unternehmens nur einsehen dürfen, sehen dieselben Ansichten ohne Bearbeiten-Knöpfe; reine Verwaltungsansichten zeigen ihnen Nur für Administratoren.
• Persönliche Ansicht: Mitarbeitende mit eigener Nebenstelle sehen nur ihre Nebenstelle und steuern Erreichbarkeit, Anrufbeantworter, Tasten und Handy selbst. Startseite ist Mein Tag.

Rollen und Anmeldung beschreibt Anmelden und Rollen, Kopfleiste, Navigation und Handy-Darstellung beschreibt Aufbau des Bildschirms.

Die Übersicht („Ihre Telefonie auf einen Blick“) ist die Startseite der Verwaltung. Sie steht nur in der Verwaltung zur Verfügung, nicht in der persönlichen Ansicht.

Von oben nach unten:

1. Tagesring mit dem Anteil erreichbarer Nebenstellen und drei Sprungknöpfen.
2. Karte mit den eigenen Tagesringen, nur wenn dem eigenen Konto eine Nebenstelle zugeordnet ist.
3. Ausweis-Karten, eine je Nebenstelle.
4. Vier Kacheln mit Zahlen.
5. Karte zum Stand der Amtsleitung.

Der Nebenstellen-Filter oben in der Kopfleiste (Alle Nebenstellen) beschränkt die Ausweis-Karten auf eine Nebenstelle.

• Ring ERREICHBAR: Anteil der Nebenstellen, die gerade erreichbar sind, in Prozent. Gezählt wird wie in der Team-Präsenz. Ohne Nebenstellen zeigt der Ring „0 %“ und darunter „—“. Lassen sich die Nebenstellen oder ihre Erreichbarkeit nicht lesen, steht „–“; der Tooltip nennt den Grund.
• Im Gespräch: Zahl der laufenden Gespräche. Ein Klick öffnet die Team-Präsenz, siehe Statistik und Auswertungen.
• Verpasst: verpasste Anrufe von heute. Ein Klick öffnet Anrufe.
• AB neu: neue Nachrichten in den Firmen-Anrufbeantwortern. Ein Klick öffnet Anrufbeantworter. Steht „3+“, ließen sich nicht alle Anrufbeantworter lesen; es sind mindestens so viele neue Nachrichten.

Lässt sich ein Wert gerade nicht lesen, steht „–“. Der Tooltip nennt dann den Grund, etwa „Die laufenden Gespräche ließen sich gerade nicht lesen.“

Ist dem eigenen Konto eine Nebenstelle zugeordnet, folgt unter dem Tagesring eine Karte mit den eigenen Tagesringen, der Serie in Tagen („3 Tage Serie“) und dem Knopf Verlauf und Embleme. Der Knopf öffnet Mein Tag; von dort führt Zurück wieder zur Übersicht. Ziele und Embleme beschreibt Mein Tag.

Ohne eigene Nebenstelle entfällt die Karte.

Für jede Nebenstelle gibt es eine Karte im Stil eines Dienstausweises. Mit dem Nebenstellen-Filter ist nur die gewählte zu sehen.

Blättern:

• Pfeile Zurück und Weiter unter den Karten; dazwischen steht die Position, etwa „8 / 17“.
• Mausrad oder Wischen.
• Klick auf eine Nachbarkarte holt sie nach vorn.

Felder einer Karte:

• Status oben rechts: Verfügbar (online), Erreichbar (ein Gerät oder die App ist angebunden und kann klingeln), Im Gespräch, Offline oder Status nicht bekannt (der Status ließ sich nicht lesen).
• Foto oder Initialen mit Haken (Tooltip „Verifizierte interne Nebenstelle“).
• Name und darunter „Nebenstelle [Nummer] · [Abteilung]“.
• [Zahl] verpasst: erscheint nur bei verpassten Anrufen von heute (Tooltip „Verpasste Anrufe heute“). Ein Klick öffnet Anrufe mit dem Filter Verpasst.
• Externe Nr.: die Durchwahl von außen, etwa „+49 3023125 - 140“; ohne Durchwahl „–“.
• Ausgehend: die Rufnummer, die Angerufene sehen. Hat die Nebenstelle keine eigene, steht die erste Regel für ausgehende Anrufe mit dem Zusatz „(Regel)“. „–“ bedeutet: keine Nummer hinterlegt oder die Nummern ließen sich gerade nicht lesen. Im zweiten Fall nennt der Tooltip den Grund.
• Endgeräte: Zahl der angebundenen Geräte.

Nur die eigene Karte trägt zusätzlich den Block Hotline mit Anmelden, Pause, Bereit und Abmelden. Er ist unter Meine Hotlines beschrieben. Ohne Hotline-Mitgliedschaft steht dort „Keine Hotline-Mitgliedschaft.“

Während die Karten laden, steht „Nebenstellen werden geladen …“. Ohne Nebenstellen erscheint die Karte Keine Nebenstellen, bei einem Lesefehler Nebenstellen nicht lesbar.

Die vier Kacheln:

• Aktive Gespräche: laufende Gespräche.
• Verpasst heute: verpasste Anrufe von heute.
• Voicemail neu: neue Nachrichten in den Firmen-Anrufbeantwortern.
• Nebenstellen: Zahl der Nebenstellen.

Auch hier steht „–“, wenn sich ein Wert gerade nicht lesen lässt.

Die Karte zur Amtsleitung erscheint, sobald ein Stand der Leitung vorliegt. Sie kennt vier Zustände:

• Amtsleitung eingeschaltet (grüner Punkt): Die Leitung ist in der Anlage eingeschaltet. Das ist die Konfiguration; ob die Leitung beim Anbieter gerade angemeldet ist, sieht die App nicht direkt. Deshalb nennt die Karte als Beleg den letzten echten Anruf über die Leitung, etwa „Zuletzt lief ein echter Anruf über die Leitung vor 12 Minuten — sie trägt also.“ Lief im jüngsten Ausschnitt des Protokolls noch kein Anruf, zeigt erst der erste echte Anruf, ob sie trägt. Lässt sich das Anrufprotokoll nicht lesen, steht dort „Ob zuletzt ein echter Anruf über die Leitung lief, ließ sich gerade nicht lesen.“
• Amtsleitung ausgeschaltet (Warnfarbe): Ein- und ausgehende Anrufe laufen nicht. Das richtet INGOS ein.
• Keine Amtsleitung hinterlegt (Warnfarbe): Für ein- und ausgehende Anrufe muss eine Amtsleitung angebunden sein. Das richtet INGOS ein.
• Stand der Amtsleitung unbekannt: Der Stand ließ sich gerade nicht lesen.

Für die Administration

• Erste Schritte
• Nebenstellen anlegen und verwalten
• Anrufabläufe im Anrufbuilder
• Statistik und Auswertungen
• Papierkorb

Für Mitarbeitende

• Mein Tag
• Erreichbarkeit steuern
• Handy verbinden

Für die App

• App installieren und verbinden

Nachschlagen

• Aufbau des Bildschirms
• Begriffe
• Funktionsübersicht
• Fehlerbehebung im Webinterface

Einige Aufgaben erledigt INGOS. Dafür genügt eine Nachricht an INGOS.

• Einrichtung der Anlage, Leitungen und Rufnummern
• Zugänge zu my.ingos.com für neue Mitarbeitende und deren Entzug
• Mehr Nebenstellen, wenn das Kontingent ausgeschöpft ist
• Neue Ansagen und Wartemusik einspielen
• Frist des Papierkorbs