Kontakte – Übersicht und Suche

Der Bereich Kontakte zeigt alle Adressbücher des verknüpften Postfachs an einem Ort: die eigenen Kontakte, Adressbücher, die andere Personen geteilt haben, und das Verzeichnis der Organisation. Von hier aus lassen sich Kontakte suchen, ansehen, anrufen, anschreiben und als vCard exportieren. Anlegen und Bearbeiten beschreibt der Artikel Kontakte anlegen und bearbeiten.

Voraussetzung: Ein Postfach ist verknüpft. Ohne Postfach erscheint statt der Kontakte die Seite Kein Postfach verknüpft.

1. In der Kopfleiste oben in der Mitte Kontakte wählen (Symbol Adressbuch). Auf dem Telefon die Pille mit dem aktuellen Bereich antippen und im Menü Kontakte wählen.
2. Die App zeigt links die Navigation, in der Mitte die Kontaktliste und rechts daneben die Kontaktkarte des gewählten Kontakts.

Der Bildschirm hat vier Spalten:

• Navigation (links): Schaltfläche Neuer Kontakt, Eintrag Alle Kontakte und die Gruppe Adressbücher, unten Einstellungen.
• Kontaktliste (Mitte): Suchfeld, Liste von A bis Z, rechts daneben die Buchstabenleiste.
• Kontaktkarte: alle Angaben des gewählten Kontakts mit Aktionsknöpfen.
• Widget-Spalte (ganz rechts): dieselben Widgets wie im Bereich E-Mail, ohne Absenderprüfung und Anhänge, siehe Widget-Spalte und Team. Unter 1180 Pixel Fensterbreite ist sie ausgeblendet.

Auf breiten Bildschirmen ist immer ein Kontakt gewählt; ohne eigene Wahl zeigt die Karte den ersten Kontakt der Liste. Auf schmalen Bildschirmen (Telefon) zeigt die App entweder die Liste oder die Karte; der Pfeil Zurück oben in der Karte führt zur Liste zurück.

Lädt der Bereich nicht, erscheint Dieser Bereich ließ sich nicht laden. Bitte App neu laden. Dann die App neu laden.

Unter Adressbücher steht jedes Adressbuch, das gelesen werden darf, mit der Zahl seiner Einträge. Die Reihenfolge ist fest: zuerst die eigenen Adressbücher (das Hauptadressbuch oben), dann geteilte Adressbücher, zuletzt das Verzeichnis.

• Meine Kontakte: das eigene Hauptadressbuch. Weitere eigene Adressbücher erscheinen mit ihrem Namen.
• Kontakte von [Benutzername] bzw. [Name des Adressbuchs] ([Benutzername]): ein Adressbuch, das eine andere Person geteilt hat. Eine eigene Gruppe „Mit mir geteilt“ gibt es bei den Kontakten nicht.
• Verzeichnis: das Verzeichnis der Organisation. Es lässt sich nur lesen.

So wird ein Adressbuch aus- oder wieder eingeblendet:

1. In der Navigation auf den Namen des Adressbuchs klicken. Der Tooltip zeigt Ausblenden: [Name] bzw. Einblenden: [Name].
2. Ein ausgeblendetes Adressbuch erscheint abgeblendet ohne Zahl; seine Einträge verschwinden aus Liste und Suche.
3. Zum Einblenden erneut auf den Namen klicken.

• Alle Kontakte: leert die Suche und zeigt die Liste neu. Die Zahl daneben ist die Summe der Einträge aller eingeblendeten Adressbücher. Ist gerade ein Kontakt mit ungespeicherten Änderungen geöffnet, fragt die App zuerst Änderungen verwerfen?.
• Die Auswahl der eingeblendeten Adressbücher bleibt in diesem Browser gespeichert. Ein später neu hinzukommendes Adressbuch ist zunächst eingeblendet.
• Sind alle Adressbücher ausgeblendet, zeigt die Liste Kein Adressbuch gewählt – „Adressbücher lassen sich in der Navigation ein- und ausblenden.“

• Kopf: Alle Kontakte mit der Zahl der gerade sichtbaren Einträge.
• Sortierung: nach Nachname, dann Vorname. Einträge ohne Namen sortiert die App nach Anzeigename, Firma oder erster E-Mail-Adresse. Die Sortierung ist fest; eine Gruppierung nach Adressbuch oder Firma gibt es nicht.
• Buchstabenköpfe: Je Anfangsbuchstabe ein Abschnitt; der Buchstabe bleibt oben stehen, solange der Abschnitt zu sehen ist. Einträge, die nicht mit A–Z beginnen, stehen unter #.
• Zeile: Bild (Foto oder Initialen in einer aus dem Namen berechneten Farbe), Vorname und Nachname (Nachname kräftiger), darunter die Firma oder – ohne Firma – die erste E-Mail-Adresse. Eine Verteilerliste erscheint mit einem Gruppensymbol.
• Gebäudesymbol hinter dem Namen: Eintrag aus dem Verzeichnis (Tooltip Eintrag aus dem Verzeichnis).
• Farbiger Ring und Häkchen am Bild: Die Person hat eine Nebenstelle an der Telefonanlage des eigenen Unternehmens. Der Ring zeigt ihren Status (Verfügbar, Erreichbar, Im Gespräch, Klingelt, Gehalten, Abwesend, Nicht stören, Mittagspause, Dienstreise, Offline), das Häkchen steht für die interne Nebenstelle. Andere Telefonanlagen zeigt die App nicht an.
• Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Kontakt in der Karte.

Mehrfachauswahl und Ziehen von Kontakten (zum Beispiel in ein anderes Adressbuch) gibt es nicht.

Buchstabenleiste

Rechts neben der Liste steht die Leiste A … Z und #. Buchstaben ohne Einträge sind abgeblendet.

1. Auf einen Buchstaben klicken: Die Liste springt zum Abschnitt dieses Buchstabens oder zum nächsten folgenden.
2. Mit gedrückter Maustaste oder mit dem Finger über die Leiste ziehen: Die Liste folgt fortlaufend, der aktuelle Buchstabe leuchtet.

Bei leerer Liste ist die Leiste ausgeblendet.

Zustände der Liste

• Kontakte werden geladen … – die Liste wird gelesen.
• Kontakte ließen sich nicht laden – mit Fehlertext und Knopf für einen neuen Versuch. Ohne genauere Meldung lautet der Text „Der Dienst antwortet gerade nicht. Bitte später erneut versuchen.“
• Keine Kontakte – „In den gewählten Adressbüchern liegen noch keine Kontakte.“ Bei Schreibrecht steht darunter Kontakt anlegen.
• Kein Adressbuch gewählt – alle Adressbücher sind ausgeblendet (siehe oben).

1. In das Suchfeld Name, Firma, E-Mail, Telefon … über der Liste klicken oder die Taste / drücken.
2. Suchbegriff eingeben. Die Liste filtert schon beim Tippen.
3. Mit ↓ und ↑ durch die Treffer gehen, mit Enter den ersten Treffer öffnen.
4. Mit Esc oder dem Kreuz im Feld die Suche leeren.

So sucht die App:

• Durchsucht werden Anzeigename, Vorname, Nachname, Firma, Abteilung, Position, Spitzname und alle E-Mail-Adressen.
• Mehrere Wörter müssen alle vorkommen. Groß- und Kleinschreibung, Akzente sowie ß/ss spielen keine Rolle.
• Telefonnummern werden nur nach Ziffern und „+“ verglichen, Leerzeichen und Klammern zählen nicht. Besteht die Eingabe nur aus Ziffern, Leerzeichen, + / ( ) oder -, genügen 2 Ziffern, sonst sind mindestens 3 Ziffern nötig.
• Gesucht wird nur in eingeblendeten Adressbüchern.
• Bei sehr großen Adressbüchern (mehr als 2000 Einträge) zeigt die Liste die ersten 2000; die Suche findet alle.

Findet die Suche nichts, erscheint Keine Treffer für „[Suchbegriff]“ mit dem Hinweis „Gesucht wird in Name, Firma, E-Mail und Telefon.“

Die Karte zeigt den gewählten Kontakt.

Kopfzeile der Karte

• Links: Name des Adressbuchs, zum Beispiel Meine Kontakte, Kontakte von … oder Verzeichnis (mit Gebäudesymbol).
• Als vCard exportieren (Download-Symbol): lädt den Kontakt als Datei herunter, siehe unten.
• Löschen (Papierkorb): nur bei Schreibrecht, siehe Kontakte anlegen und bearbeiten.
• Bearbeiten (Stift): öffnet das Formular in der Karte; nur bei Schreibrecht.

Kopfbereich

• Großes Bild (Foto oder Initialen) mit Statusring, falls die Person an der Telefonanlage bekannt ist.
• Anzeigename. Fehlt er, zeigt die App „Vorname Nachname“, sonst die Firma, sonst die erste E-Mail-Adresse, sonst Ohne Namen.
• Statuszeile „[Status] · interne Nebenstelle“, zum Beispiel Im Gespräch · interne Nebenstelle.
• Position · Firma, darunter die Abteilung.

Aktionsknöpfe

• E-Mail: öffnet ein neues Mail-Fenster an die erste E-Mail-Adresse. Ausgegraut, wenn der Kontakt keine E-Mail-Adresse hat.
• Anrufen: wählt die erste hinterlegte Nummer des Kontakts; jede Nummer lässt sich in der Karte per Klick kopieren. Ausgegraut ohne Telefonnummer.
• Website: öffnet die hinterlegte Website in einem neuen Tab (ohne „http://“ oder „https://“ ergänzt die App „https://“). Erscheint nur mit Website.

Angaben

Die Angaben stehen in Gruppen. Jeder Wert lässt sich per Klick kopieren (Tooltip Klicken zum Kopieren, danach Hinweis Kopiert). Bei sehr langen Werten zeigt der Hinweis Kopiert nur die ersten 80 Zeichen.

• Telefonnummern: Beschriftung nach Art, zum Beispiel Mobil, Arbeit, Privat, Zentrale, Fax Arbeit, Fax privat, Fax, Pager, Assistenz, Auto, Rückruf, Funk, ISDN, Texttelefon, Telex, Haupt, Andere; unbekannte Art: Telefon. Das Hörer-Symbol (Anrufen) wählt genau diese Nummer.
• E-Mail: je Adresse eine Zeile, ohne Unterscheidung nach privat oder geschäftlich. Das Brief-Symbol (E-Mail schreiben) öffnet ein neues Mail-Fenster an diese Adresse.
• Adresse Privat, Adresse Arbeit, Adresse Andere: mehrzeilig (Straße, PLZ und Ort, Bundesland, Land). Das Symbol In der Karte zeigen öffnet eine Kartensuche nach der Adresse in einem neuen Tab.
• Geburtstag: zum Beispiel „21. November 1971“ mit dem Zusatz wird [Alter] bzw. wird heute [Alter]. Ist das Jahr nicht bekannt, erscheinen nur Tag und Monat.
• Jahrestag: Datum.
• Website: mit dem Symbol Website öffnen.
• Notiz: als Text.

Zweiter Vorname, Spitzname und Kategorien eines Kontakts zeigt die Karte nicht an.

Lassen sich weitere Angaben nicht laden, steht in der Karte Weitere Angaben ließen sich nicht laden: [Fehler].

Einträge aus dem Verzeichnis

Einträge aus dem Verzeichnis tragen den Hinweis Eintrag aus dem Verzeichnis — nur lesbar. Sie lassen sich ansehen, anrufen, anschreiben, kopieren und exportieren, aber nicht bearbeiten oder löschen.

Fotos

Fotos von Kontakten zeigt die App in der Liste, in der Karte und in E-Mails am Absender. Fotos werden im Postfach selbst gepflegt; in der App lässt sich ein Foto nicht hochladen, ändern oder entfernen. Angezeigt werden Bilder bis 2 MB; größere Bilder oder andere Formate erscheinen nicht, dann zeigt die App die Initialen. Fotos lädt die App erst, wenn ein Kontakt in den sichtbaren Bereich kommt.

1. Mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Liste klicken.
2. Im Menü Aktionen zum Kontakt die gewünschte Aktion wählen.

Die Einträge erscheinen nur, wenn sie für den Kontakt passen:

• Öffnen: zeigt den Kontakt in der Karte.
• E-Mail schreiben: neues Mail-Fenster an die erste E-Mail-Adresse. Nur mit E-Mail-Adresse.
• Anrufen: wählt die erste Telefonnummer. Nur mit Telefonnummer.
• E-Mail-Adresse kopieren: kopiert die erste E-Mail-Adresse; der Hinweis Kopiert zeigt den Wert.
• Mit Telefonanlage abgleichen: nur wenn eine Adresse des Kontakts an der Telefonanlage bekannt ist; öffnet den Abgleich (siehe unten).
• Als vCard exportieren: lädt den Kontakt als Datei herunter.
• Bearbeiten, Löschen: nur bei Schreibrecht für den Kontakt.

Das Menü öffnet sich per Rechtsklick; einen Knopf ⋮ gibt es in der Kontaktliste nicht. Mit der Tastatur einen Kontakt über das Suchfeld wählen (↓/↑, Enter); Bearbeiten und Löschen stehen dann als Knöpfe in der Karte.

Menü am Bild einer Person

Bei Personen, die an der Telefonanlage bekannt sind, öffnet ein Rechtsklick auf das Bild das Menü Aktionen zur Person. Oben stehen Name, Adresse und gegebenenfalls Nebenstelle [Nummer].

• Anrufen: wählt die Nebenstelle der Person. Erscheint nur mit Nebenstelle und nicht bei der eigenen Adresse.
• E-Mail schreiben: neues Mail-Fenster an die Person.
• Kontakt anzeigen bzw. Kontakt anzeigen und mit Telefonanlage abgleichen (mit Nebenstelle): öffnet den Kontakt, mit Nebenstelle zusätzlich den Abgleich.

Dasselbe Menü erscheint in E-Mails beim Rechtsklick auf das Bild des Absenders.

Der Abgleich vergleicht den Kontakt mit dem Eintrag derselben Person an der Telefonanlage.

1. Mit der rechten Maustaste auf den Kontakt klicken und Mit Telefonanlage abgleichen wählen (oder im Menü am Bild Kontakt anzeigen und mit Telefonanlage abgleichen).
2. In der Karte erscheint der Kasten Abgleich mit der Telefonanlage. Solange die Antwort fehlt, steht dort Telefonanlage wird gefragt ….
3. Die Zeilen Name, E-Mail und Nebenstelle zeigen je Spalte den Wert im Kontakt und an der Telefonanlage (leer: „—“) und eine Plakette:
   • gleich: beide Werte stimmen überein.
   • abweichend: die Werte unterscheiden sich.
   • fehlt: der Wert fehlt im Kontakt.
4. Fehlt die Nebenstelle im Kontakt, Nebenstelle übernehmen wählen. Die App fügt die Nebenstelle als Nummer der Art Arbeit hinzu und speichert sofort (nur bei Schreibrecht).
5. Mit dem Kreuz (Abgleich schließen) den Kasten schließen.

Weitere Meldungen im Kasten:

• Zu dieser Adresse ist an der Telefonanlage niemand bekannt.
• Keine Nebenstelle bekannt.

Gibt es zur Adresse noch keinen Kontakt, öffnet die App ein neues Formular, vorausgefüllt mit der Adresse und dem Namen aus der Telefonanlage. Die übernommene Nebenstelle wird dann erst mit Fertig gespeichert.

1. Den Kontakt öffnen.
2. In der Kopfzeile der Karte das Download-Symbol Als vCard exportieren wählen (oder per Rechtsklick Als vCard exportieren).
3. Der Browser lädt die Datei „[Anzeigename].vcf“ herunter.

Die Datei enthält Name, Spitzname, Firma und Abteilung, Position, alle E-Mail-Adressen (die erste als bevorzugte), Telefonnummern mit Art, Adressen, Geburtstag (ohne bekanntes Jahr nur Tag und Monat), Jahrestag, Website und die Notiz als Text. Fotos und Kategorien sind nicht enthalten.

• Adressvorschläge beim Schreiben: In den Empfängerfeldern einer E-Mail schlägt die App alle E-Mail-Adressen aller Adressbücher als „Name [Adresse]“ vor, auch aus ausgeblendeten Adressbüchern und dem Verzeichnis. Siehe E-Mail schreiben.
• Absender zu Kontakten: Im Menü einer E-Mail legt Absender zu Kontakten den Absender als Kontakt an, siehe Kontakte anlegen und bearbeiten.
• Geburtstage im Kalender: Der Kalender zeigt die Geburtstage aus den Adressbüchern im Kalender Geburtstage, siehe Kalender – Überblick.

Die Kürzel wirken im Bereich Kontakte, solange kein Dialog oder Menü offen ist.

• /: in die Suche springen.
• ↓ / ↑: nächster bzw. voriger Kontakt.
• Enter: gewählten Kontakt bearbeiten (bei Schreibrecht).
• Entf oder Rücktaste: gewählten Kontakt löschen (mit Rückfrage).
• Esc: auf schmalen Bildschirmen zurück zur Liste.

Weitere Kürzel stehen unter Tastenkürzel.

• Kontakte anlegen und bearbeiten
• E-Mail schreiben
• Kalender – Überblick
• Fehlerbehebung