Nachrichten ordnen

Nachrichten lassen sich als gelesen oder ungelesen markieren, mit einem Fähnchen markieren, Kategorien zuordnen, verschieben, löschen und als Spam kennzeichnen. Dieser Artikel beschreibt das Menü zu einer Nachricht, die Mehrfachauswahl und die Wirkung jeder Aktion.

1. Mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht in der Liste klicken. Alternativ die Nachricht öffnen und im Lesebereich ⋮ Weitere Aktionen wählen; das Menü ist dasselbe.
2. Das Menü Aktionen zur Nachricht öffnet sich.

Mit der Tastatur: Fokus in die Liste setzen und die Kontextmenü-Taste oder Umschalt + F10 drücken.

Einträge von oben nach unten (manche nur in bestimmten Ordnern):

• Entwurf bearbeiten: nur im Ordner Entwürfe. Öffnet den Entwurf zum Weiterschreiben, siehe E-Mail schreiben.
• Antworten, Allen antworten, Weiterleiten: siehe Antworten und Weiterleiten.
• In eigenem Fenster öffnen: siehe Nachrichtenfenster.
• Als Termin anlegen, Als Aufgabe anlegen, Als Notiz speichern: übernimmt den Betreff als Titel sowie Absender, Datum, Betreff und Text der Nachricht in einen neuen Termin, eine Aufgabe oder eine Notiz.
• Absender zu Kontakten: legt einen neuen Kontakt mit Name und Adresse des Absenders an.
• Als gelesen markieren bzw. Als ungelesen markieren: je nach aktuellem Zustand.
• Markieren bzw. Markierung entfernen: setzt oder entfernt das Fähnchen.
• Verschieben …: öffnet die Liste Verschieben nach.
• Kategorie …: öffnet das Menü Kategorie. Nur vorhanden, wenn das Postfach Kategorien hat.
• Als Spam markieren: nicht in Entwürfe, Gesendet und Geplant.
• Kein Spam: nur im Ordner Spam, anstelle von Als Spam markieren.
• Löschen: verschiebt die Nachricht in den Papierkorb.

1. Menü der Nachricht öffnen.
2. Als gelesen markieren oder Als ungelesen markieren wählen.

• Die Zeile ändert sich sofort: Ungelesene tragen den farbigen Balken links, der Zähler am Ordner passt sich an.
• Beim Öffnen einer Nachricht wird sie automatisch als gelesen markiert.
• Für einen ganzen Ordner: im Listenkopf Alle geladenen Nachrichten als gelesen markieren (Doppelhaken), siehe Nachrichtenliste, Suche und Filter.

1. Menü der Nachricht öffnen.
2. Markieren wählen. Das orange Fähnchen erscheint in der Zeile.
3. Zum Entfernen Markierung entfernen wählen.

Markierte Nachrichten lassen sich über den Filter Markiert anzeigen.

1. Menü der Nachricht öffnen und Kategorie … wählen.
2. Im Menü Kategorie eine Kategorie anklicken. Ein Haken zeigt, welche Kategorien die Nachricht bereits trägt.
3. Ein Klick auf eine Kategorie mit Haken entfernt sie wieder.
4. Alle Kategorien entfernen (nur wenn die Nachricht Kategorien trägt) entfernt alle auf einmal.

• Die Änderung ist sofort in der Zeile sichtbar. Gelingt sie nicht, wird sie zurückgenommen und „Kategorie nicht gesetzt“ erscheint.
• Zur Auswahl stehen die Kategorien des Postfachs, zu dem der Ordner gehört; in einem freigegebenen Ordner also die Kategorien der anderen Person.
• Kategorien anlegen, umbenennen und Farben ändern: siehe Kategorien.

1. Menü der Nachricht öffnen und Verschieben … wählen.
2. In der Liste Verschieben nach den Zielordner wählen. Unterordner erscheinen als Pfad, zum Beispiel „Projekte › Prüfstand Garching“.

• Rückmeldung: „Verschoben“ mit „nach „[Ordner]“.“; bei mehreren „[n] Nachrichten nach „[Ordner]“.“ Gelingt es nicht: „Nicht verschoben“ mit Grund.
• Nicht als Ziel angeboten werden Geplant und der gerade offene Ordner.
• Alternativ die Nachricht mit der Maus auf einen Ordner der geöffneten Navigation ziehen, siehe Ordner.

1. Menü der Nachricht öffnen und Löschen wählen.
2. Die Nachricht verschwindet ohne Rückfrage aus der Liste und liegt im Papierkorb.

• Rückmeldung: „Gelöscht“ mit „Die Nachricht liegt im Papierkorb.“, bei mehreren „[n] Nachrichten liegen im Papierkorb.“
• Eine Funktion zum Rückgängigmachen gibt es nicht. Eine versehentlich gelöschte Nachricht im Papierkorb suchen und mit Verschieben … zurücklegen.

Endgültig gelöscht werden Nachrichten mit Papierkorb leeren, siehe Ordner.

1. Menü der Nachricht öffnen.
2. Als Spam markieren wählen. Der Mailserver legt die Nachricht im Ordner Spam ab. Rückmeldung: „Als Spam markiert“.
3. Für eine Nachricht im Ordner Spam, die kein Spam ist, Kein Spam wählen. Der Mailserver legt sie zurück. Rückmeldung: „Als kein Spam markiert“.

Bei mehreren Nachrichten ergänzt die Rückmeldung „[n] Nachrichten.“ Liste und Zähler werden danach neu geladen. Wie verdächtige Absender zu erkennen sind, beschreibt Absenderprüfung.

• Strg + Klick (Mac: Cmd + Klick): eine Nachricht zur Auswahl hinzufügen oder aus ihr entfernen. Eine bereits geöffnete Nachricht wird mit in die Auswahl genommen.
• Umschalt + Klick: alle Nachrichten von der zuletzt gewählten bis zur angeklickten auswählen; zusammen mit Strg bzw. Cmd zur bestehenden Auswahl hinzufügen.
• Kontrollkästchen unten rechts in der Zeile: startet die Mehrfachauswahl; danach schaltet jeder Klick auf eine Zeile ihre Auswahl um.
• Alle auswählen im Listenkopf oder Strg + A (Mac: Cmd + A) mit dem Fokus in der Liste: alle angezeigten Nachrichten.
• Touch: eine Zeile etwa eine halbe Sekunde gedrückt halten; die Mehrfachauswahl startet mit einer kurzen Vibration.
• Esc oder Auswahl aufheben beendet die Auswahl.

Während der Mehrfachauswahl:

• Der Listenkopf zeigt „[n] ausgewählt“, ⋮ Aktionen zur Auswahl und Auswahl aufheben (X).
• Der Lesebereich zeigt [n] Nachrichten ausgewählt mit dem Hinweis „Die Aktionen gelten für alle ausgewählten Nachrichten. Esc hebt die Auswahl auf.“ und die Aktionsknöpfe. Die Widget-Spalte bleibt leer.
• Auf dem Smartphone bleibt die Liste sichtbar; die Aktionen liegen im Menü ⋮ des Listenkopfs.
• Ein Rechtsklick auf eine ausgewählte Zeile öffnet das Menü für die Auswahl. Ein Rechtsklick auf eine nicht ausgewählte Zeile hebt die Auswahl auf und öffnet das Menü dieser einen Nachricht.

1. Nachrichten auswählen.
2. Im Lesebereich einen Aktionsknopf wählen oder im Listenkopf ⋮ Aktionen zur Auswahl öffnen.

• Als gelesen markieren
• Als ungelesen markieren
• Markieren
• Markierung entfernen
• Verschieben …: Liste „[n] Nachrichten verschieben nach“.
• Kategorie …: Menü „Kategorie für [n] Nachrichten“. Ein Haken erscheint nur, wenn alle ausgewählten Nachrichten die Kategorie tragen. Ein Klick setzt die Kategorie bei allen; tragen schon alle sie, entfernt der Klick sie bei allen. Nur vorhanden, wenn das Postfach Kategorien hat.
• Als Spam markieren: nicht in Gesendet, Entwürfe und Geplant; im Ordner Spam stattdessen Kein Spam.
• Löschen (rot): verschiebt alle ausgewählten in den Papierkorb.
• Auswahl aufheben

Große Auswahlen werden in Teilen an den Mailserver gesendet; das kann einen Moment dauern.

• Gelesen, ungelesen und Fähnchen sind sofort sichtbar. Lehnt der Mailserver ab, wird die Änderung zurückgenommen und „Nicht ausgeführt“ erscheint mit dem Grund.
• „Der Mailserver ist gerade nicht erreichbar.“: Verbindung zum Mailserver gestört; später erneut versuchen.
• „Der Mailserver hat den Vorgang nicht angenommen.“: Der Mailserver hat die Aktion abgelehnt.
• „Die Nachricht liegt schon in diesem Ordner.“: Ziel und Quelle sind gleich.
• „Dieses Postfach ist für dieses Konto nicht freigegeben.“: Die Aktion ist für das eigene Konto nicht erlaubt.

Weitere Hilfe: Fehlerbehebung.

• Nachrichtenliste, Suche und Filter
• Ordner
• Kategorien
• Tastenkürzel