Einstellungen

Die Einstellungen von INGOS Mail fassen das verknüpfte Postfach, die Darstellung, die Kategorien, freigegebene Absender externer Bilder, die Einstellungen des Postfachs am Mailserver und die Versionshinweise zusammen. Dieser Artikel beschreibt jeden Abschnitt und jedes angezeigte Feld.

1. In der Navigation unten Einstellungen (Zahnrad) wählen. Die Schaltfläche steht in jedem Bereich, auch bei eingeklappter Navigation.
2. Links einen Abschnitt wählen, rechts erscheinen seine Einstellungen.

Aufbau:

• Abschnittsliste links mit Kopf Einstellungen. Der Pfeil im Kopf (Einklappen bzw. Ausklappen) klappt die Liste ein. Am rechten Rand lässt sich die Breite ziehen; ganz schmal zeigt die Liste nur Symbole, ein Doppelklick stellt die Standardbreite her. Die Breite bleibt in diesem Browser gespeichert.
• Detail rechts mit dem gewählten Abschnitt.
• Auf dem Telefon erscheint entweder die Liste oder das Detail; Zurück führt zur Liste.

Abschnitte in dieser Reihenfolge:

• zum Einstellen in der App: Postfach, Anzeige, Kategorien, Externe Bilder;
• nur zur Ansicht, mit den Werten des Postfachs am Mailserver: Konto, Schreiben und Lesen, Signaturen, Abwesenheitsnotiz, Weiterleitung, Spam und Absender, Ordner, Kalender, Benachrichtigungen, Freigaben, Sicherheit, Verbindungen;
• am Ende Version & Änderungen.

Wo eine Einstellung gespeichert wird:

• Kategorien und Externe Bilder liegen am Mailserver und gelten auf allen Geräten. Die Verknüpfung unter Postfach gehört zum INGOS-Konto und gilt ebenfalls auf allen Geräten.
• Anzeige gilt nur für diesen Browser.
• Die zwölf Abschnitte von Konto bis Verbindungen zeigen, was am Mailserver für das Postfach eingestellt ist.

Zeigt, welches Postfach mit dem eigenen INGOS-Konto verknüpft ist.

• Verknüpftes Postfach: Adresse des Postfachs.
• Zuletzt verbunden: Zeitpunkt der letzten Anmeldung von INGOS am Postfach, zum Beispiel „05.11.2026, 07:31 Uhr“. Erscheint nur, wenn bekannt.
• Letzte Störung: Text der letzten Störung bei der Verbindung, mit rotem Symbol. Erscheint nur, wenn es eine gab.

Darunter steht einer von zwei Hinweisen:

• „Die Zugangsdaten verwaltet die Administration in der Administrations-App. Sie werden hier nie angezeigt.“ Die Verknüpfung ändert dann nur die Administration des eigenen Unternehmens.
• „Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und hier nie angezeigt.“ mit dem Knopf Verknüpfung lösen. Dieser Fall gilt, wenn das eigene Postfach selbst verknüpft werden darf.

Ist kein Postfach verknüpft, zeigt der Abschnitt Postfach „nicht verknüpft“. Verknüpft wird auf dem Bildschirm Kein Postfach verknüpft, getrennt unter Einstellungen › Postfach. Das Verknüpfen beschreibt Erste Schritte.

Verknüpfung lösen

1. Unter Postfach den Knopf Verknüpfung lösen wählen.
2. Die Verknüpfung wird getrennt, die App lädt neu. Danach erscheint Kein Postfach verknüpft.

Schlägt das Lösen fehl, erscheint ein Hinweis mit dem Titel Verknüpfung lösen und dem Grund.

Einstellungen zur Darstellung. Am Ende des Abschnitts steht: „Die Einstellungen gelten für diesen Browser.“

• Kategorien in der Navigation (Schalter „Kategorien in der Navigation anzeigen“): zeigt die Kategorien links unter den Ordnern. Die Kategorien bleiben an den Nachrichten und im Filter über der Liste. Ausschalten hebt einen aktiven Kategorie-Filter auf. Standard: an.
• Gesetzte Kategorien (Auswahl „Darstellung gesetzter Kategorien“): wie Kategorien an Nachrichten, Terminen, Aufgaben und Notizen erscheinen. Werte: Pille mit Namen oder Nur Punkt. Standard: Pille mit Namen.
• Bilder in der Nachrichtenliste (Schalter „Bilder in der Nachrichtenliste anzeigen“): zeigt Foto oder Initialen des Absenders links in jeder Zeile. Ausgeschaltet wird die Liste schmaler; die Marken für Anhang, beantwortet und weitergeleitet stehen dann in der Namenszeile. Standard: an.
• Nachrichten im Dunkelmodus dunkel (Schalter „Nachrichten im Dunkelmodus dunkel anzeigen“): zeigt Nachrichten im dunklen Design mit heller Schrift auf dunklem Grund; Bilder behalten ihre Farben. Ausgeschaltet stehen Nachrichten auf weißem Papier. Wirkt ab der nächsten geöffneten Nachricht. Eine einzelne Nachricht lässt sich über die Sonne im Lesebereich (Nachricht hell anzeigen) hell anzeigen; diese Sonne gibt es nur im dunklen Design und nur, solange der Schalter an ist. Standard: an.
• Widgets (Schalter „Widget-Spalte anzeigen“): zeigt rechts die Spalte mit den Widgets, neben der Nachricht und neben Kalender, Kontakten, Notizen und Aufgaben. Ausgeschaltet fehlt die Spalte in allen Bereichen und die Arbeitsfläche bekommt den Platz. Welche Widgets erscheinen und in welcher Reihenfolge, steht unter Widgets anpassen am Fuß der Spalte. Standard: an.

Jede Änderung wirkt sofort.

Legt die Kategorien des eigenen Postfachs an, ändert ihre Farbe, benennt sie um oder entfernt sie. Der Hinweis oben lautet: „Kategorien gelten für Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen dieses Postfachs.“

• je Kategorie: Farbknopf (Farbe wählen), Umbenennen, Entfernen;
• letzte Zeile: Neue Kategorie mit Farbknopf und Anlegen.

Ohne verknüpftes Postfach steht dort „Es ist kein Postfach verknüpft.“ Alle Abläufe beschreibt Kategorien.

Bilder aus dem Internet in Nachrichten lädt INGOS Mail erst nach Freigabe. Dieser Abschnitt zeigt, welche Absender dauerhaft freigegeben sind.

Hinweis im Abschnitt: „Bilder aus dem Internet werden erst nach Freigabe geladen, und zwar über den INGOS-Server: Der Absender sieht weder die Internetadresse des Geräts noch Browserdaten. Dass die Nachricht geöffnet wurde, kann er an einem geladenen Bild trotzdem erkennen.“

• Bilder immer anzeigen von: Liste der freigegebenen Absender. Je Zeile die Adresse und Entfernen.
• Ohne Einträge steht dort: „Keine Absender freigegeben. Freigeben lässt sich über „Immer von …“ über einer Nachricht.“
• Die Liste zeigt höchstens 500 Einträge.

Freigabe entfernen

1. Unter Bilder immer anzeigen von in der Zeile des Absenders Entfernen wählen.
2. Der Eintrag verschwindet sofort, ohne Rückfrage. Bilder dieses Absenders werden danach wieder erst nach Freigabe geladen.

Schlägt das Entfernen fehl, erscheint Nicht entfernt. Neue Freigaben entstehen über einer Nachricht mit Bilder anzeigen (nur diese Nachricht) oder Immer von … mit der Adresse des Absenders (dauerhaft); siehe Absenderprüfung und externe Bilder.

Die Liste liegt am Mailserver und gilt damit auch für andere Programme, die mit demselben Postfach verbunden sind.

Die zwölf Abschnitte von Konto bis Verbindungen zeigen, was am Mailserver für das eigene Postfach eingestellt ist. Sie dienen nur zur Ansicht: Schalter sind ausgegraut, Werte stehen als Text da, nichts lässt sich hier ändern.

1. Unter Einstellungen einen der Abschnitte wählen, zum Beispiel Konto.
2. Die Werte werden beim Öffnen frisch vom Mailserver gelesen.

Was in allen zwölf Abschnitten gilt:

• Ein Gedankenstrich „—“ steht für einen Wert, den der Mailserver nicht liefert.
• „Für dieses Postfach nicht abrufbar.“ erscheint an Stelle eines Teils, den der Mailserver für dieses Postfach nicht herausgibt; der Rest des Abschnitts erscheint trotzdem.
• Ist der Mailserver nicht erreichbar, erscheint eine Fehlermeldung mit Erneut versuchen.
• Zugangsdaten, Passwörter und Serverangaben zeigt die App nie an.

Grunddaten und Profil des Postfachs.

• Sprache: Sprache des Postfachs am Mailserver, zum Beispiel „Deutsch“. Die Sprache der App selbst ist davon unabhängig.
• Zeitzone: Zeitzone des Postfachs, zum Beispiel „(UTC+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rom, Stockholm, Wien“.
• Antwortadresse: Antworten auf gesendete Nachrichten gehen an diese Adresse. „Keine“, wenn keine eigene Antwortadresse hinterlegt ist.
• Wiederherstellungsadresse: Adresse für das Zurücksetzen der Anmeldung. „Keine“, wenn keine hinterlegt ist.
• Plus-Adressierung: ob Nachrichten an name+stichwort@… dieses Postfach erreichen. Werte: Aus, Ein – in einen eigenen Ordner, der angelegt wird, Ein – in einen vorhandenen Ordner, Ein – im Posteingang lassen.
• Adressen des Postfachs: alle Adressen, unter denen das Postfach Nachrichten empfängt, je eine Zeile.

Unter Profil stehen die Angaben, die das Adressbuch des Unternehmens zur eigenen Person zeigt. Es erscheinen nur ausgefüllte Felder; ist keines ausgefüllt, steht dort „Keine Profilangaben hinterlegt.“ Mögliche Felder:

• Name: Anzeigename, Titel, Vorname, Zweiter Vorname, Nachname, Namenszusatz, Spitzname, Geburtstag;
• Beruf: Position, Beruf, Firma, Abteilung, Büro, Vorgesetzte Person, Assistenz;
• Weiteres: Partnerin oder Partner, Webseite, Chat-Adresse;
• Anschriften: Geschäftlich, Privat und Weitere, jeweils mit Straße, PLZ, Ort, Region und Land (zum Beispiel Geschäftlich: Ort).

Verhalten beim Schreiben, Lesen, Löschen und bei Spam.

• Absenderadressen: Adressen, die als Absender zur Wahl stehen, je eine Zeile.

Unter Schreiben:

• Schrift: Schriftart und Schriftgröße für neue Nachrichten, zum Beispiel „arial, 11pt“.
• Entwürfe automatisch speichern: Schalter.
• Lesebestätigung anfordern: Schalter; an bedeutet, dass beim Senden eine Lesebestätigung angefordert wird.
• Zustellbestätigung anfordern: Schalter; an bedeutet, dass beim Senden eine Zustellbestätigung angefordert wird.
• Mit der Empfangsadresse antworten: Schalter; eine Antwort geht von der Adresse aus, an die die Nachricht ging.
• Sendeverzögerung: wie lange eine Nachricht nach dem Senden zurückgehalten wird, zum Beispiel „10 Sekunden“, oder Aus.

Unter Lesen:

• Vorschaufenster: Schalter.
• Erste Nachricht automatisch anzeigen: Schalter.
• In der Vorschau als gelesen markieren: Schalter.

Unter Löschen und Spam:

• Beim Löschen: In den Papierkorb verschieben, Endgültig löschen oder Als gelöscht markieren.
• Als Spam markieren: Nur in den Spam-Ordner verschieben, Verschieben und Absender sperren oder Verschieben und Domain sperren.
• Als kein Spam markieren: Nur aus dem Spam-Ordner holen, Herausholen und dem Absender vertrauen oder Herausholen und den Absender entsperren.

Unter Externe Inhalte:

• Externe Bilder: Knopf Externe Bilder öffnen; er wechselt zum Abschnitt Externe Bilder (siehe oben).
• Verfolgung erlauben von: Absender, für die eine Ausnahme bei der Verfolgung gilt, je eine Zeile; ohne Einträge steht dort „Keine Absender.“

Diese Werte gelten am Mailserver für das Postfach. Wie INGOS Mail selbst beim Schreiben arbeitet, beschreibt E-Mail schreiben.

Signaturen des Postfachs und welche Signatur zu welcher Absenderadresse gehört.

• Signatur der Domain verwenden: Schalter; an bedeutet, dass die vom Unternehmen vorgegebene Signatur verwendet wird.
• Zuordnung je Absenderadresse: je Adresse eine Zeile mit der gewählten Signatur: Keine Signatur, Hauptsignatur, Eigene Signatur oder Signatur der Domain. Der Zusatz „Von der Administration festgelegt.“ zeigt, dass diese Zuordnung nur die Administration ändern kann. Ohne Einträge steht dort „Keine Zuordnung hinterlegt.“
• Eigene Signaturen: je Signatur der Name und darunter der Text, als reiner Text ohne Formatierung. Ohne eigene Signaturen steht dort Keine eigenen Signaturen.

Die automatische Antwort bei Abwesenheit.

• Abwesenheitsnotiz eingeschaltet: Schalter; zeigt, ob die automatische Antwort gerade aktiv ist.
• Betreff: Betreff der automatischen Antwort.
• Zeitraum: Beginn und Ende, zum Beispiel „22.12.2026, 00:00 Uhr bis 03.01.2027, 00:00 Uhr“, oder Ohne Zeitraum.
• Nur auf direkt adressierte Nachrichten: Schalter; an bedeutet, dass nur Nachrichten beantwortet werden, die direkt an das Postfach gingen.
• Antworttext: Text der automatischen Antwort.
• Antworttext an externe Absender: Text für Absender außerhalb des Unternehmens.

Ist die Abwesenheitsnotiz für das Postfach nicht freigegeben, steht dort nur „Die Abwesenheitsnotiz ist für dieses Postfach nicht freigegeben.“

Zeigt, ob und wohin Nachrichten des Postfachs automatisch weitergeleitet werden. Den Inhalt zeigt die App nur, wenn die Weiterleitung für das Postfach freigegeben ist.

Ist sie nicht freigegeben, steht dort „Die Weiterleitung ist für dieses Postfach nicht freigegeben.“

Ist sie freigegeben:

• Weiterleiten an: Zieladressen, je eine Zeile; ohne Einträge steht dort „Keine Weiterleitung eingerichtet.“
• Kopie im Postfach behalten: Schalter; an bedeutet, dass weitergeleitete Nachrichten auch im Postfach bleiben.

Wie der Mailserver mit Spam, gesperrten und vertrauenswürdigen Absendern umgeht.

Spam-Stufen: Die Überschrift lautet Spam-Stufen der Domain, wenn die Vorgaben des Unternehmens gelten, oder Eigene Spam-Stufen, wenn für das Postfach eigene Stufen gesetzt sind. Darf das Postfach keine eigenen Stufen haben, steht darunter „Die Stufen legt die Administration fest.“

• Niedrige Wahrscheinlichkeit, Mittlere Wahrscheinlichkeit, Hohe Wahrscheinlichkeit: je Stufe die Punktzahl, ab der sie gilt (zum Beispiel „Ab 20 Punkten“), und was mit der Nachricht geschieht: Keine Aktion, Löschen, Verschieben in einen Ordner (zum Beispiel „In „Spam“ verschieben“) oder Ergänzen des Betreffs (zum Beispiel „Betreff mit „[SPAM?]“ beginnen“).

Unter Gesperrte Absender:

• Nachrichten gesperrter Absender: Keine Aktion, In den Spam-Ordner verschieben, In den Papierkorb verschieben oder Löschen.
• Adressen: gesperrte Adressen; ohne Einträge „Keine Adressen gesperrt.“
• Domains: gesperrte Domains; ohne Einträge „Keine Domains gesperrt.“

Unter Vertrauenswürdige Absender:

• Adressen: vertrauenswürdige Adressen; ohne Einträge „Keine Adressen.“
• Domains: vertrauenswürdige Domains; ohne Einträge „Keine Domains.“

Standardordner für neue Einträge und das automatische Aufräumen.

Unter Standardordner steht, wo neue Einträge landen:

• Neue Termine: Name des Standardkalenders.
• Neue Kontakte: Name des Standard-Adressbuchs.
• Neue Aufgaben: Name der Standard-Aufgabenliste.
• Neue Notizen: Name des Standard-Notizbuchs.

Unter Ordner aufräumen:

• Eigene Aufräumregeln: Schalter; an bedeutet, dass für das Postfach eigene Regeln zum automatischen Aufräumen gelten. Der Zusatz „Von der Administration festgelegt.“ zeigt, dass nur die Administration das ändern kann.
• Eigene Regeln: Anzahl der eigenen Aufräumregeln.
• Regeln der Administration: Anzahl der Aufräumregeln, die das Unternehmen vorgibt.

Die Regeln selbst zeigt die App nicht, nur ihre Anzahl.

Einstellungen des Postfachs für Kalender und Aufgaben.

Unter Ansicht (Schalter):

• Wochenende in der Wochenansicht
• Wochenende in der Monatsansicht
• Beginn von Aufgaben anzeigen
• Fälligkeit von Aufgaben anzeigen
• Erledigte Aufgaben ausblenden
• Erster Tag der Woche: Wochentag, zum Beispiel „Montag“.

Unter Neue Termine:

• Dauer: Standarddauer eines neuen Termins, zum Beispiel „30 Minuten“.
• Erinnerung: Standarderinnerung, zum Beispiel „15 Minuten vorher“, „2 Stunden vorher“, „2 Tage vorher“, „Zu Beginn“ oder Keine.

Unter Arbeitszeiten je Wochentag von Montag bis Sonntag die Arbeitszeit, zum Beispiel „08:00–17:00 Uhr“, oder Kein Arbeitstag.

Unter Kalender aufräumen:

• Alte Termine löschen: Vorgabe der Domain, Nie oder „Nach … Monaten“. Der Zusatz „Von der Administration festgelegt.“ zeigt, dass nur die Administration das ändern kann.

Wie der Kalender in INGOS Mail arbeitet, beschreibt Kalender – Aufbau und Ansichten.

Benachrichtigungen des Postfachs am Mailserver.

• Neue E-Mail: Schalter.
• Erinnerungen an Termine und Aufgaben: Schalter.
• Chat-Nachrichten: Schalter.
• Erinnerungen als Fenster öffnen: Schalter.

Darunter steht: „Der Ton bei neuer E-Mail in dieser App wird oben in der Leiste ein- und ausgeschaltet.“ Diesen Ton beschreibt Neue Nachrichten und Benachrichtigungen.

Was das Postfach mit anderen teilt.

• Freigegebene Ordner und Ressourcen: Namen der Ordner und Ressourcen, die das Postfach freigegeben hat; ohne Einträge „Keine Freigaben.“
• Stellvertretung: Namen der Personen, die als Stellvertretung eingerichtet sind; ohne Einträge „Keine Stellvertretung eingerichtet.“

Die App zeigt nur die Namen, keine Rechte. Wie freigegebene Postfächer anderer Personen in der App erscheinen, beschreibt Postfächer und Freigaben.

Zwei-Faktor-Anmeldung, letzte Anmeldungen und abgeglichene Geräte.

Unter Zwei-Faktor-Anmeldung:

• Status: Eingerichtet, Nicht eingerichtet oder Nicht verfügbar. Der Zusatz „Von der Administration vorgeschrieben.“ zeigt, dass das Unternehmen die Zwei-Faktor-Anmeldung verlangt.

Unter Anmeldungen steht der Hinweis „Anmeldungen über diese App erscheinen mit der Adresse des INGOS-Servers.“ Darunter je Anmeldung, die neueste oben:

• die Internetadresse, von der aus angemeldet wurde;
• Land und Zeitpunkt der letzten Anmeldung, zum Beispiel „Deutschland · 05.11.2026, 07:31 Uhr“;
• die Art: Browser, Mailprogramm, Mobilgerät, IMAP, POP, WebDAV, Dateizugriff, Versand (SMTP), Chat oder Sonstige.

Ohne Einträge steht dort „Keine Anmeldungen verzeichnet.“

Unter Abgeglichene Geräte je Gerät:

• der Name des Geräts (oder Unbenanntes Gerät);
• „Zuletzt abgeglichen“ mit Zeitpunkt;
• die Art: Mobilgerät, Mailprogramm, Kalender-Abo, Kalender-Abgleich, Kontakte-Abgleich oder Sonstige.

Ohne Einträge steht dort „Keine Geräte abgeglichen.“

Weitere Postfächer und Server, die mit dem Postfach verbunden sind.

• Andere Postfächer abrufen: Namen der Postfächer, deren Nachrichten in dieses Postfach abgerufen werden; ohne Einträge „Keine eingerichtet.“
• Eigene Ausgangsserver: Namen eigener Server für den Versand; ohne Einträge „Keine eingerichtet.“
• Postfach-Umzüge: Namen angelegter Umzüge von Nachrichten aus einem anderen Postfach; ohne Einträge „Kein Umzug angelegt.“

Die App zeigt nur die Namen, nie Server, Benutzernamen oder Passwörter.

• Installierte Version: Plakette mit der Version, zum Beispiel „v2026.11.06“. Die Versionsnummer entspricht dem Veröffentlichungsdatum (Jahr.Monat.Tag).
• Was ist neu: alle Versionen mit Datum und ihren Neuerungen, die neueste oben.

Regeln, eine Wahl der Sprache der App, der Position des Lesebereichs oder der Zeilendichte sowie Browser-Benachrichtigungen lassen sich in INGOS Mail nicht einstellen. Signaturen, Abwesenheitsnotiz, Weiterleitung, Spam-Einstellungen und alle anderen Werte des Postfachs am Mailserver erscheinen nur zur Ansicht; Änderungen nimmt der INGOS Support vor. Weitere Postfächer lassen sich nicht als zusätzliche Konten hinzufügen; Postfächer anderer Personen erscheinen über deren Freigabe (siehe Postfächer und Freigaben).

• Kategorien
• Absenderprüfung und externe Bilder
• Widget-Spalte und Team
• Erste Schritte