Aufgaben

Der Bereich Aufgaben sammelt die Aufgaben des Postfachs mit Fälligkeit, Priorität und Kategorien. Ansichten wie Heute und Geplant zeigen, was ansteht; neue Aufgaben entstehen mit einer Zeile wie „Angebot schicken morgen 17 Uhr“.

Voraussetzung: Ein Postfach ist verknüpft.

1. In der Kopfleiste oben in der Mitte Aufgaben wählen (Symbol Aufgabe mit Haken). Auf dem Telefon die Pille mit dem aktuellen Bereich antippen und Aufgaben wählen.
2. Die App zeigt links die Navigation, in der Mitte die Aufgabenliste und rechts daneben die Details der gewählten Aufgabe. Ganz rechts steht die Widget-Spalte, siehe Widget-Spalte und Team.

Auf schmalen Bildschirmen (Telefon) sind die Details eine eigene Seite; der Pfeil Zurück führt zur Liste.

Oben steht Neue Aufgabe, darunter die Ansichten, die Gruppe Listen und die Gruppe Kategorien, unten Einstellungen. Die Zahl neben einem Eintrag nennt die offenen Aufgaben dieser Ansicht (0 wird nicht angezeigt).

Ansichten

• Heute: offene Aufgaben, die heute fällig oder überfällig sind. Gruppen Überfällig (rot) und Heute. Leer: Für heute ist nichts offen.
• Geplant: alle offenen Aufgaben mit Fälligkeit, gruppiert nach Tag: Überfällig, Heute, Morgen, Wochentag mit Datum innerhalb der nächsten 6 Tage (zum Beispiel „Mo., 9. Nov.“), danach nur das Datum (mit Jahr, wenn es ein anderes Jahr ist).
• Alle: alle offenen Aufgaben ohne Gruppen.
• Markiert: offene Aufgaben mit der Priorität Hoch. Markieren und Priorität Hoch sind dasselbe.
• Erledigt: erledigte Aufgaben, gruppiert nach Liste und alphabetisch nach Titel. Ohne Zahl in der Navigation. Leer: Nichts erledigt – „Erledigte Aufgaben erscheinen hier.“

Listen

• Je Aufgabenliste ein Eintrag mit ihrer Farbe und der Zahl offener Aufgaben. Ein Klick zeigt die offenen Aufgaben dieser Liste.
• Eine Liste, die nur gelesen werden darf, trägt im Tooltip den Zusatz (nur lesen).
• Eine eigene Gruppe „Mit mir geteilt“ gibt es in den Aufgaben nicht.
• Listen lassen sich in der App nicht anlegen, umbenennen oder löschen.

Kategorien

• Je Kategorie des Postfachs ein Eintrag mit Farbpunkt und Zahl; Tooltip Nur „[Name]“.
• Ein Klick zeigt die offenen Aufgaben mit dieser Kategorie, ein zweiter Klick führt zurück zu Alle.
• Die Gruppe erscheint nur, wenn das Postfach Kategorien hat. Kategorien werden in den Einstellungen verwaltet, siehe Kategorien.

Die zuletzt gewählte Ansicht merkt sich der Browser; beim ersten Öffnen steht die Ansicht auf Heute.

• Kopf: Symbol und Name der Ansicht (bzw. der Liste oder Kategorie) mit der Zahl offener Aufgaben; in Erledigt die Zahl erledigter Aufgaben.
• Runder Haken links: erledigt die Aufgabe bzw. öffnet sie wieder.
• Priorität vor dem Titel: !! = Hoch, ! = Niedrig, ohne Zeichen = Normal.
• Titel: ohne Titel (ohne Titel); erledigte Aufgaben grau und durchgestrichen.
• Zweite Zeile: erste Zeile der Notizen.
• Dritte Zeile: Fälligkeit „[Tag], HH:MM“ (überfällig in Rot), der Name der Liste (nur wenn es mehrere Listen gibt und keine Listen-Ansicht gewählt ist) und die Kategorien.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details, ein Rechtsklick das Menü.

Sortierung: fest nach Fälligkeit, früheste zuerst; Aufgaben ohne Fälligkeit danach; bei gleicher Fälligkeit die höhere Priorität zuerst, dann alphabetisch nach Titel.

Ein Suchfeld, weitere Filter, Mehrfachauswahl und Ziehen von Aufgaben gibt es nicht. Zum Eingrenzen dienen die Ansichten, Listen und Kategorien.

Zustände der Liste:

• Aufgaben werden geladen …
• Die Aufgaben ließen sich nicht laden. (oder die Meldung des Servers) mit Erneut versuchen.
• Keine offenen Aufgaben – „Neue Aufgaben entstehen mit „Neue Aufgabe“ oder in der Zeile oben.“

1. In die Zeile Neue Aufgabe – z. B. „Anruf morgen 9 Uhr“ über der Liste klicken (oder Enter drücken, solange kein Feld aktiv ist).
2. Titel tippen, auf Wunsch mit Datum und Uhrzeit, zum Beispiel „Angebot schicken morgen 17 Uhr“.
3. Unter dem Feld hebt die App die erkannten Wörter hervor und zeigt den erkannten Termin, zum Beispiel Morgen, 17:00.
4. Enter drücken. Die Aufgabe erscheint in der Liste; die erkannten Wörter entfallen aus dem Titel.

Esc leert das Feld. Höchstens 500 Zeichen. Besteht die Eingabe nur aus Datumswörtern, erscheint Bitte einen Titel angeben.

Die Zeile fehlt in Erledigt und in Listen, die nur gelesen werden dürfen.

Erkannte Angaben (Groß- und Kleinschreibung egal):

• Datum: „TT.MM.“, „TT.MM.JJ“ oder „TT.MM.JJJJ“, auch mit „am“. Ein Datum ohne Jahr, das schon vorbei ist, gilt fürs nächste Jahr.
• Abstand: „in 3 Tagen“, „in 2 Wochen“, „in einem Monat“; die Zahl als Ziffer oder als Wort von „ein“ bis „zehn“.
• Tage: „heute“, „morgen“, „übermorgen“.
• Woche und Monat: „nächste Woche“ oder „kommende Woche“ = nächster Montag; „nächsten Monat“ oder „kommenden Monat“ = der 1. des Folgemonats.
• Wochentag: „montag“ bis „sonntag“, auch mit „am“, „nächsten“ oder „kommenden“ = der nächste solche Tag (der heutige Wochentag = in 7 Tagen).
• Uhrzeit: „9 Uhr“, „um 9 Uhr“, „9:30 Uhr“, „um 9“, „um 9:30“, „9:30“. Eine Uhrzeit ohne Tag gilt für heute, oder für morgen, wenn sie schon vorbei ist.
• Ein Datum ohne Uhrzeit wird als 17:00 Uhr gespeichert.

Vorgaben je Ansicht:

• In Heute und Geplant wird eine Aufgabe ohne Datum heute um 17:00 fällig, damit sie sichtbar bleibt.
• In Markiert erhält sie die Priorität Hoch.
• In einer Kategorie-Ansicht erhält sie diese Kategorie.
• In einer Listen-Ansicht landet sie in dieser Liste, sonst in der Hauptliste.

Schlägt das Anlegen fehl, verschwindet die Zeile wieder, und es erscheint Aufgabe nicht angelegt mit dem Grund.

1. In der Navigation Neue Aufgabe wählen.
2. Die App legt sofort eine Aufgabe Neue Aufgabe an und öffnet die Details; der Titel ist markiert.
3. Titel überschreiben und die übrigen Felder ausfüllen. Die App speichert automatisch.

Steht die Ansicht auf Erledigt oder einer Liste, die nur gelesen werden darf, wechselt die App vorher zu Alle. Neue Aufgabe fehlt, wenn es keine Liste mit Schreibrecht gibt.

1. Die Aufgabe in der Liste anklicken.
2. Neben der Liste erscheinen die Details. Jede Änderung speichert die App automatisch, eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht.

Kopfzeile

• Zurück (Pfeil): schließt die Details und führt zurück zur Liste. Am Computer schließt Esc die Details.
• Farbe und Name der Liste; bei Listen, die nur gelesen werden dürfen, mit · nur lesen.
• Erledigt bzw. Wieder öffnen: schaltet den Zustand um (auf dem Telefon nur als Symbol).
• Fahne: Markieren setzt die Priorität Hoch, Markierung entfernen setzt sie zurück auf Normal. Aktiv ist die Fahne orange.
• Papierkorb (Aufgabe löschen): siehe unten.

Felder

• Titel: höchstens 500 Zeichen. Ein leerer Titel ist nicht möglich: Beim Verlassen kehrt der alte Titel zurück, und es erscheint Bitte einen Titel angeben. Enter übernimmt den Titel.
• Notizen: mehrzeiliger Text zur Aufgabe, höchstens 20 000 Zeichen.
• Fällig am: Datum. Leeren entfernt Fälligkeit und Uhrzeit.
• Uhrzeit: wirkt nur mit Datum; ohne Uhrzeit gilt 17:00.
• Kein Datum: entfernt die Fälligkeit.
• Priorität: Normal (Standard), Niedrig oder Hoch.
• Kategorien: gewählte Kategorien als farbige Plaketten, ohne Auswahl Keine. Kategorie wählen bzw. Ändern öffnet das Menü Kategorie. Das Feld erscheint nur, wenn das Postfach Kategorien hat oder die Aufgabe schon welche trägt.

Im Menü Kategorie schaltet ein Klick eine Kategorie an oder aus; mehrere Kategorien sind möglich (höchstens 20). Ein Häkchen markiert gewählte Kategorien. Alle Kategorien entfernen steht unten, sobald mindestens eine gesetzt ist.

Speichern

• Titel und Notizen speichert die App 0,8 Sekunden nach dem letzten Tastendruck und beim Verlassen des Felds.
• Datum, Uhrzeit, Priorität, Kategorien und Fahne speichert sie sofort.
• Schlägt das Speichern fehl, erscheint Nicht gespeichert mit dem Grund, zum Beispiel „Ungültiges Fälligkeitsdatum.“. Änderungen über die Fahne und das Rechtsklick-Menü nimmt die App dabei zurück; Eingaben in den Feldern bleiben stehen.

Ohne gewählte Aufgabe zeigen die Details Keine Aufgabe ausgewählt – „Eine Aufgabe in der Liste wählen, um Termin, Priorität und Notizen zu sehen.“

Aufgaben in Listen, die nur gelesen werden dürfen, zeigt die App schreibgeschützt: Haken deaktiviert, Felder gesperrt, kein Erledigt, Markieren oder Löschen.

1. Den runden Haken vor der Aufgabe anklicken. Alternativ: Erledigt in den Details, Rechtsklick und Erledigt, oder die Leertaste.
2. Der Haken füllt sich; nach gut einer Sekunde verschwindet die Aufgabe aus den offenen Ansichten.
3. Der Hinweis „[Titel]“ erledigt bietet etwa 6 Sekunden lang Rückgängig an.

Erledigte Aufgaben stehen unter Erledigt. Dort öffnet der Haken oder Wieder öffnen sie wieder. Schlägt das Speichern fehl, kehrt der alte Zustand zurück, und es erscheint Nicht gespeichert.

1. Mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe klicken.
2. Im Menü Aktionen zur Aufgabe wählen:

• Öffnen: zeigt die Details.
• Erledigt bzw. Wieder öffnen.
• Markieren bzw. Markierung entfernen: Priorität Hoch bzw. Normal.
• Heute fällig: fällig heute um 17:00.
• Morgen fällig: fällig morgen um 17:00.
• Kein Datum: entfernt die Fälligkeit (nur bei fälligen Aufgaben).
• Kategorie …: öffnet das Menü Kategorie (nur wenn Kategorien vorhanden oder gesetzt sind).
• Löschen.

Bei Aufgaben aus Listen, die nur gelesen werden dürfen, enthält das Menü nur Öffnen. Einen Knopf ⋮ gibt es in den Aufgaben nicht.

Eine Aufgabe löschen

1. Die Aufgabe wählen.
2. In den Details den Papierkorb (Aufgabe löschen) wählen. Alternativ: Rechtsklick und Löschen, oder Entf bzw. Rücktaste.
3. Die Rückfrage Aufgabe löschen? – „„[Titel]“ wird endgültig gelöscht.“ – mit Löschen bestätigen. Abbrechen, Esc oder ein Klick neben den Dialog bricht ab.

Danach wählt die App die nächste Aufgabe. Schlägt das Löschen fehl, kehrt die Aufgabe zurück, und es erscheint Nicht gelöscht.

Alle erledigten Aufgaben löschen

1. In der Navigation Erledigt wählen.
2. Im Kopf der Liste den Papierkorb (Erledigte löschen) wählen.
3. Die Rückfrage Erledigte löschen? nennt die Zahl, zum Beispiel „2 erledigte Aufgaben werden endgültig gelöscht.“ Mit Löschen bestätigen.

Gelöscht werden alle erledigten Aufgaben aller Listen mit Schreibrecht, nicht nur die sichtbare Gruppe. Erledigte Aufgaben in Listen, die nur gelesen werden dürfen, bleiben.

1. In der E-Mail-Liste mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken (oder im Lesebereich das Menü ⋮ öffnen).
2. Als Aufgabe anlegen wählen.
3. Die App wechselt zu den Aufgaben und legt eine Aufgabe an: Titel = Betreff (ohne Betreff (ohne Betreff)), Notizen = Von:, Datum:, Betreff: und der Text der Nachricht (gekürzt auf 8000 Zeichen).
4. Die Details sind geöffnet, der Titel ist aktiv. Fälligkeit und Priorität nach Bedarf setzen.

Die Aufgabe landet in der geöffneten Liste, sonst in der Hauptliste. Stand die Ansicht auf Erledigt, Heute, Geplant oder Markiert, wechselt die App zu Alle.

Die Kürzel wirken, wenn kein Eingabefeld aktiv und kein Dialog oder Menü offen ist.

• ↑ / ↓: vorige bzw. nächste Aufgabe wählen.
• Leertaste: gewählte Aufgabe erledigen bzw. wieder öffnen.
• Enter: in die Schnelleingabe springen.
• Entf oder Rücktaste: gewählte Aufgabe löschen (mit Rückfrage).
• Esc: Details schließen.
• In der Schnelleingabe: Enter legt an, Esc leert. Im Titelfeld: Enter übernimmt.

• Notizen
• Kategorien
• Termine anlegen und bearbeiten
• Tastenkürzel