Allgemeine Geschäfts- und Nutzungsbedingungen für INGOS MAIL

INGOS GmbH · Gewerbepark 2 · D-94547 Iggensbach

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§ 1.1 Parteien

Diese Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen gelten für alle Leistungen der INGOS GmbH, Gewerbepark 2, 94547 Iggensbach, vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Oliver Schulz, gegenüber natürlichen oder juristischen Personen, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln (Unternehmer im Sinne des § 14 Abs. 1 BGB). Die INGOS GmbH (nachfolgend „INGOS“) ist im Handelsregister des Amtsgerichts Deggendorf unter HRB 1784 eingetragen; satzungsmäßiger Sitz der Gesellschaft ist Hengersberg.

Der Kunde sichert zu, dass der im Angebot, Auftrag oder Supportticket genannte Ansprechpartner berechtigt ist, den Kunden im Außenverhältnis zu vertreten und alle für eine ordnungsgemäße, zeitnahe und technisch einwandfreie Vertragsabwicklung erforderlichen Handlungen, Entscheidungen, Weisungen und rechtsverbindlichen Erklärungen gegenüber INGOS und ihren Erfüllungsgehilfen vorzunehmen. Änderungen in den Zuständigkeits- und Vertretungsverhältnissen zeigt der Kunde INGOS unverzüglich an. Bis zu einer ausdrücklichen Mitteilung des Kunden darf INGOS darauf vertrauen, dass der Ansprechpartner vertretungs-, empfangs- und zustellungsbevollmächtigt ist.

§ 1.2 Vertragszweck und Leistungsbeschreibung

INGOS stellt dem Kunden mit INGOS MAIL einen von INGOS betriebenen und verwalteten E-Mail- und Groupware-Dienst zur Verfügung (Managed E-Mail & Groupware Service). INGOS MAIL wird auf einer von INGOS betriebenen Serverinfrastruktur in Deutschland erbracht. Die Pakete Basic und Pro laufen auf gemeinsam genutzter Infrastruktur; das Paket Enterprise kann je nach Angebot auf dedizierter Infrastruktur betrieben werden. Auswahl, Betrieb, Austausch und Weiterentwicklung der für die Leistungserbringung eingesetzten technischen Plattform, Softwarekomponenten und Herstellerprodukte obliegen INGOS, solange der vereinbarte Funktionsumfang nicht unzumutbar beeinträchtigt wird. Der Dienst umfasst je nach Paket insbesondere:

• (a) E-Mail-Postfächer für die vom Kunden genutzten Domains einschließlich Empfang, Versand und Speicherung von E-Mails,
• (b) Groupware-Funktionen, insbesondere Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen,
• (c) den Zugriff über eine Weboberfläche sowie die Synchronisation mit E-Mail-Programmen und mobilen Endgeräten über standardisierte Protokolle,
• (d) ein Administrator-Konto, mit dem der Kunde Postfächer und Einstellungen seiner Domain selbst verwaltet,
• (e) Speicherplatz gemäß § 8 und Schutz vor unerwünschten E-Mails und Schadsoftware gemäß § 9.

Der genaue Leistungsumfang der Pakete ergibt sich aus der Featurematrix in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung unter https://ingos.com/de-DE/documents/manuals/communication/email/user/featurematrix. Maßgeblich ist der bei Vertragsschluss dokumentierte Stand der Featurematrix. Der Kunde wählt Paket, Zusatzspeicher und Zusatzoptionen gemäß Angebot oder Featurematrix. Spätere Änderungen des Leistungsumfangs richten sich nach § 12.2 und § 21.1.

§ 1.3 Geltungsumfang und Vertragsbestandteile

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht anerkannt und nicht Vertragsbestandteil. Ergänzend gelten die allgemeinen AGB von INGOS; diese spezielleren Bedingungen haben Vorrang. Vertragsbestandteile sind außerdem das Angebot oder die Bestellung, die Featurematrix mit Preisangaben, die Datenschutzbestimmungen sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag von INGOS in der bei Vertragsschluss geltenden oder später zwischen den Parteien wirksam vereinbarten Fassung. Service Level Agreements gelten nur, soweit sie gesondert in Textform vereinbart sind.

§ 1.4 Einbeziehung und Anwendbarkeit

Diese Bedingungen gelten ab rechtswirksamem Vertragsschluss bis zur rechtswirksamen Beendigung des Vertrags. Sie werden Vertragsbestandteil, indem der Kunde sie ausdrücklich annimmt, entweder durch Ankreuzen des Feldes „Ich nehme die Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen für INGOS MAIL an“ oder durch eine gleichlautende Erklärung in Textform. Ohne diese Erklärung kommt kein Vertrag zustande. Jedes Angebot von INGOS steht unter der Bedingung, dass der Kunde diese Bedingungen annimmt.

Der Kunde ist mit der Aushändigung dieser Bedingungen im schreibgeschützten PDF-Format einverstanden. Die jeweils aktuelle Fassung kann auf der Website von INGOS eingesehen werden. Änderungen dieser Bedingungen richten sich ausschließlich nach § 21.1. Technisch erforderliche Anpassungen, Wartungsmaßnahmen, Softwareupdates und Weiterentwicklungen der Leistung richten sich nach § 12.2 und stellen für sich genommen keine Änderung dieser Bedingungen dar.

§ 1.5 Vertragsschluss

Der Vertrag kommt auf einem der folgenden Wege zustande:

• (a) Der Kunde fordert per E-Mail oder telefonisch ein Angebot an, INGOS erstellt auf Grundlage seiner Angaben ein Angebot, und der Kunde nimmt es per E-Mail unter Angabe der Angebotsnummer an.
• (b) Der Kunde wählt aus der Preisliste die gewünschten Leistungsmodule aus, sendet die ausgefüllte Bestellung an INGOS, und INGOS erklärt die ausdrückliche Annahme.
• (c) Der Kunde beantragt in einem Supportticket die Bereitstellung von INGOS MAIL, insbesondere im Rahmen eines Wechsels von einem anderen E-Mail-Produkt von INGOS, und nimmt diese Bedingungen gemäß § 1.4 in Textform an. Der Vertrag kommt mit der Bestätigung durch INGOS zustande.

Die bloße Zusendung einer Bestellung, Anfrage oder sonstigen Erklärung des Kunden begründet noch keinen Vertrag.

§ 1.6 Vertragsförderungspflicht

Beide Parteien verpflichten sich nach Treu und Glauben, alle notwendigen Mitwirkungshandlungen vorzunehmen und die Kooperations-, Aufklärungs- und Informationspflichten zu erfüllen, die für eine wirtschaftlich und technisch erfolgreiche Erreichung des Vertragsziels erforderlich sind. Vermutet der Kunde, dass Dritte seine Postfächer oder Zugänge unbefugt nutzen, informiert er INGOS unverzüglich.

§ 2.1 Laufzeit

Sofern im Angebot nichts anderes vereinbart ist, beträgt die Mindestlaufzeit 12 Monate ab Beginn der Abrechnung gemäß § 15.1. Der Vertrag läuft bis zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Mindestlaufzeit endet, und verlängert sich danach jeweils um ein Kalenderjahr, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende des Kalenderjahres gekündigt wird. Das gesetzliche Recht des Kunden, einen Anbieterwechsel oder eine Löschung nach § 11 einzuleiten, sowie die daran anknüpfende vorzeitige Vertragsbeendigung bleiben unberührt; für deren wirtschaftliche Folgen gilt § 11.4.

§ 2.2 Einstellung des Dienstes

Stellt INGOS den Dienst INGOS MAIL oder die zugrunde liegende Plattform insgesamt ein oder ersetzt sie durch ein Nachfolgeprodukt, ist INGOS abweichend von § 2.1 berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende zu kündigen. Bereits im Voraus gezahlte Entgelte für Zeiträume nach Vertragsende erstattet INGOS anteilig.

§ 2.3 Außerordentliche Kündigung

Das Recht beider Parteien zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für INGOS insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung der Entgelte oder eines nicht unerheblichen Teils davon trotz Mahnung mehr als 30 Tage in Verzug ist, wenn über sein Vermögen die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens beantragt oder mangels Masse abgelehnt wurde, oder wenn der Kunde trotz Aufforderung wiederholt gegen § 6 verstößt.

Eine Kündigung durch den Kunden wegen Nichtgewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs ist erst zulässig, wenn INGOS ausreichend Gelegenheit zur Mängelbeseitigung hatte und diese fehlgeschlagen ist. Von einem Fehlschlagen ist auszugehen, wenn die Beseitigung unmöglich ist, von INGOS verweigert oder unzumutbar verzögert wird oder dem Kunden aus anderen Gründen nicht zumutbar ist.

§ 2.4 Form und Endabrechnung

Kündigungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB), für den Kunden per E-Mail an support@ingos.com. Nach Beendigung erstellt INGOS eine Endabrechnung über alle seit der letzten Rechnung erbrachten Leistungen. Endet der Vertrag aus einem vom Kunden zu vertretenden Grund vor Ablauf der vereinbarten Laufzeit, kann INGOS die bis zum nächstmöglichen ordentlichen Kündigungstermin vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen und anderweitig erzielter oder zumutbar erzielbarer Erlöse aus anderweitiger Verwendung frei werdender Ressourcen verlangen. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Für eine vorzeitige Vertragsbeendigung infolge eines Anbieterwechsels oder einer Löschungsentscheidung nach § 11 gilt ausschließlich § 11.4.

§ 3.1 Technische Voraussetzungen beim Kunden

Der Kunde schafft die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die vertragsgemäße Nutzung, insbesondere einen funktionsfähigen Internetzugang mit ausreichender Bandbreite sowie geeignete Endgeräte, Betriebssysteme und E-Mail-Programme. Die unterstützten Protokolle ergeben sich aus der Featurematrix unter https://ingos.com/de-DE/documents/manuals/communication/email/user/featurematrix, Einrichtungshinweise aus den Anleitungen von INGOS.

INGOS ist zur Leistung nur verpflichtet, soweit die vom Kunden eingesetzten Endgeräte und Programme diese Protokolle unterstützen und von ihren Herstellern weiterhin gepflegt werden. Störungen, die auf veralteter, nicht gepflegter oder nicht unterstützter Hard- oder Software beim Kunden beruhen, sind kein Mangel von INGOS MAIL.

§ 4.1 Beginn der Leistung

Der Leistungszeitraum beginnt mit der Bereitstellung der Postfächer durch INGOS, spätestens mit der Übermittlung der Zugangsdaten an den Kunden. Die Abrechnung erfolgt für volle Kalendermonate.

§ 5.1 Verantwortung für DNS-Einträge

Der Kunde sichert zu, zur Nutzung der von ihm angegebenen Domains berechtigt zu sein. Wird eine Domain nicht bei INGOS verwaltet, ist der Kunde selbst für die korrekte Einrichtung und Pflege der für den Dienst erforderlichen DNS-Einträge verantwortlich, insbesondere MX, SPF, DKIM und DMARC. Die erforderlichen Werte teilt INGOS mit. Wird die Domain bei INGOS verwaltet, nimmt INGOS diese Einträge nach Abstimmung mit dem Kunden vor.

Für Zustellprobleme, Nachrichtenverluste oder Reputationsschäden, die auf fehlerhaften oder fehlenden DNS-Einträgen in der Verantwortung des Kunden beruhen, haftet INGOS nicht.

§ 6.1 Schutz der Zugangsdaten

INGOS übermittelt dem Kunden Zugangsdaten zur Erstanmeldung. Der Kunde ersetzt ein übermitteltes Initialkennwort unverzüglich durch ein selbst gewähltes, sicheres Kennwort und hält alle Zugangsdaten geheim. Soweit INGOS eine Mehr-Faktor-Authentifizierung anbietet, wird deren Nutzung dringend empfohlen. INGOS haftet nicht für Schäden, soweit diese auf einer vom Kunden oder seinen Benutzern zu vertretenden Verletzung dieser Schutzpflichten oder auf einem von ihnen zu vertretenden unbefugten Zugriff beruhen. Die gesetzliche Haftung von INGOS bleibt im Übrigen unberührt.

Vermutet der Kunde, dass Unbefugte Kenntnis von Zugangsdaten erlangt haben, ändert er diese unverzüglich oder lässt sie von INGOS ändern und informiert INGOS. Besteht der begründete Verdacht eines unbefugten Zugriffs, ist INGOS berechtigt, das betroffene Postfach zu sperren und die Zugangsdaten zurückzusetzen. INGOS informiert den Kunden unverzüglich über jede solche Maßnahme.

§ 6.2 Massenversand und Versandlimits

Der Kunde nutzt INGOS MAIL nur unter Beachtung der in Deutschland und der Europäischen Union geltenden Gesetze. Rechtswidrige Versendung von E-Mails ist untersagt. Massenversand ist nur zulässig, soweit der Kunde die entsprechende Option gesondert gebucht hat. INGOS ist berechtigt, angemessene technische Versandlimits je Postfach und Domain festzulegen. Stellt INGOS einen Versand fest, der die Gefahr begründet, dass Server oder IP-Adressen von INGOS auf Sperrlisten gelangen, darf INGOS den Versand vorübergehend begrenzen und bei Fortsetzung das betroffene Postfach sperren. INGOS informiert den Kunden unverzüglich. Die Zahlungspflicht bleibt während einer auf Umständen aus dem Verantwortungsbereich des Kunden beruhenden Beschränkung bestehen; weitergehende Ansprüche von INGOS bleiben unberührt.

§ 6.3 Rechtsverstöße

Der Kunde verpflichtet sich, über INGOS MAIL keine Inhalte zu speichern oder zu versenden, die gegen geltendes Recht, insbesondere das Strafrecht, oder Rechte Dritter verstoßen.

§ 7.1 Nutzungseinschränkung

INGOS ist berechtigt, den Zugang zu den Leistungen vorübergehend zu beschränken, soweit die Sicherheit des Netzbetriebs, die Netzintegrität, die Vermeidung schwerwiegender Störungen des Netzes, der Software oder gespeicherter Daten oder datenschutzrechtliche Anforderungen dies erfordern.

§ 7.2 IP-Adressen

Der Kunde hat keinen Anspruch darauf, dass die Server von INGOS MAIL während der gesamten Vertragslaufzeit dieselben IP-Adressen oder Hostnamen verwenden. Änderungen, die Anpassungen beim Kunden erfordern, kündigt INGOS rechtzeitig an.

§ 8.1 Umfang und Überschreitung

Der Speicherplatz je Postfach ergibt sich aus Angebot oder Preisliste. Ist das Kontingent eines Postfachs erschöpft, können eingehende E-Mails abgewiesen werden. INGOS informiert den Kunden bei Annäherung an das Kontingent, soweit technisch möglich. Eine Erweiterung ist jederzeit gemäß Preisliste möglich. INGOS löscht wegen Kontingentüberschreitung keine Inhalte des Kunden.

§ 9.1 Automatische Filterung

INGOS prüft ein- und ausgehende E-Mails automatisiert auf unerwünschte Werbung, Phishing und Schadsoftware. Die Prüfung erfolgt auf den Servern von INGOS. Als verdächtig erkannte E-Mails können markiert, in einen Quarantäne- oder Spam-Ordner verschoben, abgewiesen oder, bei nachgewiesener Schadsoftware, entfernt werden. Der Kunde kann Filterregeln im Rahmen der bereitgestellten Einstellungen selbst anpassen.

§ 9.2 Reputationsabfragen und Mustererkennung

Zur Bewertung von E-Mails fragt INGOS öffentliche Reputations- und Sperrlistendienste ab. Dabei werden technische Merkmale übermittelt, insbesondere die IP-Adresse des einliefernden Servers sowie in der Nachricht enthaltene Domainnamen.

Zusätzlich setzt INGOS den Dienst eines spezialisierten Sicherheitsanbieters zur Erkennung von Spam- und Schadsoftwarewellen ein. Hierfür werden aus der Nachricht automatisiert abgeleitete Kennwerte sowie die IP-Adresse des einliefernden Servers an diesen Anbieter übermittelt, nicht jedoch die Nachricht in lesbarer Form. Der Anbieter ist im Auftragsverarbeitungsvertrag als Unterauftragsverarbeiter benannt; dort ist auch der Ort der Verarbeitung angegeben.

§ 9.3 Keine Erkennungsgarantie

Eine vollständige Erkennung unerwünschter oder schädlicher E-Mails ist technisch nicht möglich, ebenso wenig der vollständige Ausschluss von Fehlklassifizierungen. Der Kunde prüft seinen Spam- und Quarantäne-Ordner regelmäßig und schützt seine Endgeräte zusätzlich durch eigene Sicherheitssoftware.

§ 10.1 Sicherungen durch INGOS

INGOS sichert die Plattform regelmäßig, um den Betrieb nach einem technischen Ausfall wiederherstellen zu können. Diese Sicherungen dienen ausschließlich der Betriebssicherheit und dem Disaster Recovery von INGOS und stellen kein individuelles Kundenbackup dar. Die Wiederherstellung einzelner Postfächer, Ordner oder Nachrichten auf Wunsch des Kunden ist nicht im Leistungsumfang enthalten; INGOS führt sie, soweit technisch möglich, gegen Vergütung gemäß Preisliste durch. Ein bestimmter Sicherungsstand wird höchstens 7 Kalendertage vorgehalten und danach im turnusmäßigen Sicherungszyklus überschrieben. Eine bestimmte Wiederherstellbarkeit einzelner Daten oder Versionen wird nicht geschuldet.

§ 10.2 Verantwortung des Kunden

Die routinemäßige Sicherung seiner Daten liegt in der Verantwortung des Kunden. Dem Kunden ist bekannt, dass Inhalte, die er selbst oder seine Benutzer löschen oder verschieben, möglicherweise nicht wiederhergestellt werden können.

§ 10.3 Keine Archivierung

INGOS MAIL ist kein Archivsystem. Die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht und den GoBD, obliegt dem Kunden. Hierfür kann der Kunde eine gesondert angebotene Archivierungslösung von INGOS oder eines Dritten beauftragen.

§ 11.1 Ende des regulären Dienstes

Mit Beendigung des Vertrags endet der reguläre Betrieb der Postfächer, soweit § 11.2 bis § 11.4 oder sonstige zwingende gesetzliche Vorschriften keine zeitlich begrenzte Fortführung vorsehen. Nach Ende des regulären Dienstes werden keine neuen E-Mails mehr empfangen oder versendet; die vertragsbegleitenden Nutzungs- und Serviceleistungen enden. Die während des Übergangs- und Abrufzeitraums bestehenden Pflichten richten sich ausschließlich nach § 11.2 bis § 11.4 und zwingendem Recht.

§ 11.2 Wechselverfahren und Unterstützung

Der Kunde kann seine Daten während der gesamten Vertragslaufzeit über die bereitgestellten Funktionen und Standardprotokolle exportieren. Beabsichtigt der Kunde, zu einem anderen Anbieter eines Datenverarbeitungsdienstes derselben Dienstart oder in eine eigene IKT-Infrastruktur zu wechseln, teilt er INGOS dies in Textform mit und übermittelt die für den Wechsel erforderlichen Angaben. Die maximale Ankündigungsfrist für die Einleitung des Wechselprozesses beträgt zwei Monate ab Zugang der Mitteilung. Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt der verbindliche Übergangszeitraum, der grundsätzlich höchstens 30 Kalendertage beträgt. Ist die Durchführung innerhalb dieses Zeitraums technisch nicht möglich, informiert INGOS den Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Eingang des Wechselverlangens, begründet die technische Undurchführbarkeit und nennt einen alternativen Übergangszeitraum, der sieben Monate nicht überschreitet. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal um einen für seine eigenen Zwecke angemessenen Zeitraum verlängern, soweit dies nach zwingendem Recht vorgesehen ist.

Während des Übergangszeitraums bleibt der Dienstleistungsvertrag anwendbar und INGOS führt die vertraglich vereinbarten Funktionen und Leistungen unverändert im vereinbarten Umfang fort. INGOS leistet dem Kunden und den von ihm hierzu autorisierten Dritten angemessene Unterstützung beim Wechsel, unterstützt die Exit-Strategie des Kunden für die vertragsgegenständlichen Leistungen durch Bereitstellung aller hierfür relevanten Informationen und informiert den Kunden über INGOS bekannte Risiken für die Kontinuität der Leistungen. Während des gesamten Wechselprozesses, der Datenübertragung und der anschließenden Abruffrist hält INGOS ein hohes Sicherheitsniveau nach den anwendbaren unionsrechtlichen und nationalen Vorschriften aufrecht. Die Beteiligten arbeiten nach Treu und Glauben zusammen, um den Wechsel wirksam durchzuführen, die Daten rechtzeitig zu übertragen und die Kontinuität des Dienstes zu erhalten.

INGOS erhebt keine Wechselentgelte. Die für INGOS MAIL bereitgestellten offenen Standardschnittstellen, insbesondere IMAP, CalDAV und CardDAV, stehen für Zwecke des Anbieterwechsels ohne gesondertes Schnittstellenentgelt zur Verfügung. Darüber hinausgehende, vom Kunden zusätzlich gewünschte Leistungen, die zur Erfüllung der gesetzlichen Wechselpflichten nicht erforderlich sind, insbesondere Beratung, Projektmanagement, Datenbereinigung, individuelle Konvertierungen, Konfiguration des Zielsystems, DNS-Umstellungen, Einrichtung von Endgeräten oder Tätigkeiten auf Systemen eines anderen Anbieters, sind nicht Bestandteil des gesetzlichen Wechselprozesses und bedürfen einer gesonderten Beauftragung und Vergütung gemäß Preisliste.

§ 11.3 Exportierbare Daten, ausgenommene Daten und Online-Register

Die Kategorien der bei einem Anbieterwechsel exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte sind, jeweils soweit die betreffende Funktion im gebuchten Paket vorhanden, vom Kunden genutzt und die Daten innerhalb von INGOS MAIL gespeichert sind, abschließend:

• 1. E-Mail-Nachrichten einschließlich Anlagen, Nachrichtenkopf- und sonstiger für die Nutzung erforderlicher Metadaten, Ordnerstruktur, Statusinformationen wie gelesen/ungelesen sowie Markierungen und Kategorien;
• 2. Kalender einschließlich Terminserien, Teilnehmer- und Erinnerungsinformationen, Kontakte einschließlich Kontaktbildern, Aufgaben und Notizen;
• 3. öffentliche und freigegebene Ordner einschließlich der darin gespeicherten Kalender-, Kontakt-, Aufgaben- und Notizdaten sowie der zugehörigen Freigabeinformationen;
• 4. vom Kunden oder seinen berechtigten Benutzern angelegte oder verwaltete Benutzer-, Postfach- und Domainkonfigurationen, nämlich E-Mail-Adressen und Anzeigenamen, Aliase einschließlich zeitgesteuerter Aliase und Berechtigungen zum Senden über Aliase, Weiterleitungen, Verteiler und Mailinglisten einschließlich Mitgliederlisten, Signaturen, Abwesenheitsnotizen, Filterregeln, persönliche Positiv- und Sperrlisten, Freigabe- und Berechtigungszuweisungen sowie vom Kunden angelegte Verzeichnis- und Synchronisationszuordnungen, soweit diese keine Zugangsdaten oder Sicherheitsgeheimnisse enthalten;
• 5. innerhalb der in INGOS MAIL bereitgestellten lokalen Dateispeicher- oder Dateifreigabefunktion gespeicherte Dateien einschließlich Ordnerstruktur und Freigabeinformationen;
• 6. Daten aus innerhalb von INGOS MAIL angebotenen Chat- und Videokonferenzfunktionen, soweit diese im Dienst dauerhaft gespeichert werden, einschließlich gespeicherter Chat-Nachrichten, Anlagen und vom Kunden erzeugter Meeting-Metadaten;
• 7. vom Kunden innerhalb von INGOS MAIL hinterlegte Branding-Daten, insbesondere Logos und kundenspezifische Darstellungsangaben;
• 8. die zur Zuordnung, Interpretation und weiteren Verwendung der in den Nummern 1 bis 7 genannten Daten erforderlichen kundenspezifischen Metadaten.

Von den exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerten sind wegen des Risikos einer Verletzung von Geschäftsgeheimnissen von INGOS ausschließlich die folgenden Kategorien von Daten ausgenommen, die spezifisch für die interne Funktionsweise des Datenverarbeitungsdienstes sind:

• 1. plattformweite Spam-, Schadsoftware-, Reputations- und Filtermodelle einschließlich zugehöriger Trainings-, Bewertungs- und Scoringdaten;
• 2. interne systemweite Server-, Netzwerk-, Sicherheits-, Bereitstellungs- und Betriebssteuerungskonfigurationen einschließlich interner Zugangsdaten, Schlüssel, Geheimnisse, Authentisierungstoken und sonstiger Sicherheitsgeheimnisse;
• 3. plattformweite Infrastruktur-, Server-, Sicherheits-, Monitoring- und Betriebsprotokolle, soweit diese weder vom Kunden bereitgestellte Inhalte noch dem Kunden innerhalb des Dienstes bereitgestellte kundenspezifische Nutzungsdaten darstellen.

Diese Ausnahmen dürfen den Wechselprozess nicht verhindern oder verzögern. Software, Quellcode und sonstige durch Rechte des geistigen Eigentums oder Geschäftsgeheimnisse von INGOS oder Dritten geschützte digitale Vermögenswerte werden nicht übertragen, soweit sie nicht nach zwingendem Recht zu den exportierbaren Daten oder digitalen Vermögenswerten gehören. Zugangsdaten, Passwort-Hashes, private Schlüssel, MFA-Geheimnisse und vergleichbare Authentisierungsgeheimnisse werden aus Sicherheitsgründen nicht in ein Zielsystem übertragen.

Die Verfahren und Methoden für Wechsel und Portierung, die Datenstrukturen und Datenformate, die einschlägigen Standards und offenen Interoperabilitätsspezifikationen sowie INGOS bekannte technische Beschränkungen werden in dem von INGOS aktuell gehaltenen Online-Register unter https://ingos.com/de-DE/documents/manuals/communication/email/user/data-portability beschrieben. Soweit für eine exportierbare Datenkategorie keine einschlägige gemeinsame Spezifikation oder harmonisierte Norm verfügbar ist, stellt INGOS die betreffenden exportierbaren Daten auf Anforderung in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit.

§ 11.4 Vertragsende, vorzeitige Beendigung, Abruffrist und Löschung

Der Vertrag gilt als beendet und INGOS informiert den Kunden über die Beendigung, sobald ein vom Kunden eingeleiteter Anbieterwechsel erfolgreich abgeschlossen ist. Entscheidet sich der Kunde anstelle eines Anbieterwechsels dafür, seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte bei Beendigung des Dienstes löschen zu lassen, gilt der Vertrag mit Ablauf der maximalen Ankündigungsfrist nach § 11.2 als beendet. Diese gesetzlich vorgesehene Beendigung kann auch vor dem nach § 2.1 vorgesehenen ordentlichen Vertragsende eintreten.

Endet ein Vertrag mit vereinbarter Mindest- oder Festlaufzeit nach dem vorstehenden Absatz vor dem nächstmöglichen ordentlichen Vertragsende, kann INGOS als Ausgleich für die vorzeitige Beendigung eine verhältnismäßige Entschädigung verlangen. Die Entschädigung ist kein Wechselentgelt und wird nicht für die technische Durchführung des Wechsels erhoben. Sie beträgt höchstens die Standarddienstentgelte, die vom Zeitpunkt der vorzeitigen Vertragsbeendigung bis zum nächstmöglichen ordentlichen Vertragsende angefallen wären, abzüglich der infolge der vorzeitigen Beendigung ersparten Aufwendungen und anderweitig erzielter oder zumutbar erzielbarer Erlöse aus anderweitiger Verwendung frei werdender Ressourcen. Bereits im Voraus gezahlte Entgelte werden auf diesen Anspruch angerechnet; ein danach verbleibender Überschuss wird dem Kunden erstattet. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass INGOS keine oder eine wesentlich geringere Entschädigung zusteht.

Die mindestens 30 Kalendertage dauernde Abruffrist beginnt unmittelbar nach Beendigung des vereinbarten Übergangszeitraums. Während dieser Abruffrist hält INGOS die vom gesetzlichen Anspruch erfassten exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte zum Abruf bereit. Bei einer Beendigung aufgrund einer Löschungsentscheidung des Kunden beginnt die Abruffrist mit Vertragsende, soweit zwingendes Recht keine abweichende Berechnung verlangt. Während der Abruffrist besteht kein Anspruch auf einen weiteren produktiven E-Mail- oder Groupwarebetrieb, insbesondere nicht auf weiteren Empfang oder Versand von Nachrichten, aktive Postfächer oder die bisherige Benutzeroberfläche. INGOS kann die Abrufbarkeit durch einen zeitlich befristeten Download, einen strukturierten Export oder ein anderes geeignetes Übertragungsverfahren gewährleisten.

Nach Ablauf der Abruffrist löscht INGOS die exportierbaren Kundendaten und digitalen Vermögenswerte vollständig, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen zwingenden Rechtsgründe entgegenstehen. Daten in Sicherungen gemäß § 10.1 werden mit deren turnusmäßigem Überschreiben gelöscht. Eine vollständige Migration, Einrichtung oder Funktionsherstellung auf einem Zielsystem ist nur geschuldet, soweit dies zwingendes Recht ausdrücklich verlangt oder die Leistung gesondert beauftragt wurde.

§ 12.1 Verfügbarkeit

INGOS MAIL ist ein Standarddienst, der in den Paketen Basic und Pro auf gemeinsam genutzter Infrastruktur betrieben wird. Er ist grundsätzlich täglich von 0:00 bis 24:00 Uhr erreichbar. INGOS strebt eine Verfügbarkeit von 97,5 % im Jahresdurchschnitt an. Dieser Wert ist ein Zielwert und weder eine zugesicherte Eigenschaft noch eine Garantie. Geplante Wartungen, Ausfälle infolge höherer Gewalt und Störungen außerhalb des Einflussbereichs von INGOS, insbesondere in fremden Netzen, bleiben dabei außer Betracht. Zugesicherte Verfügbarkeiten, Reaktions- oder Wiederherstellungszeiten bestehen nur, soweit sie gesondert schriftlich vereinbart sind.

§ 12.2 Wartung und Weiterentwicklung

Zu Wartungszwecken kann die Plattform vorübergehend außer Betrieb genommen werden. INGOS legt Wartungsfenster nach Möglichkeit außerhalb der Hauptnutzungszeiten (Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 Uhr) und kündigt planbare Wartungen rechtzeitig an. Eingehende E-Mails werden während einer Wartung in der Regel vom einliefernden Server zwischengespeichert und nachträglich zugestellt.

INGOS darf die Leistungen an technische Weiterentwicklungen sowie an gesetzliche oder behördliche Vorgaben anpassen, soweit die vereinbarten Leistungen dadurch nicht unzumutbar beeinträchtigt werden und die Anpassung dem Kunden unter Berücksichtigung seiner berechtigten Interessen zumutbar ist.

§ 13.1 Verantwortung von INGOS

INGOS ist verantwortlich für Betrieb, Wartung, Aktualisierung und Absicherung der Plattform, also der Server, Betriebssysteme, der E-Mail- und Groupware-Software, der Netzwerk- und Sicherheitskomponenten im Rechenzentrum sowie der Sicherungen gemäß § 10.1.

§ 13.2 Verantwortung des Kunden

Der Kunde ist verantwortlich für:

• seine Endgeräte, E-Mail-Programme und deren Absicherung, insbesondere Updates und Schutz vor Schadsoftware,
• die Verwaltung seiner Benutzer, Kennwörter, Freigaben und Weiterleitungen, soweit ihm hierfür Administrationsrechte eingeräumt sind,
• die DNS-Einträge gemäß § 5, soweit die Domain nicht bei INGOS verwaltet wird,
• die Inhalte seiner Postfächer, deren Sicherung und die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten gemäß § 10,
• die Auswahl ausreichender Leistungsmodule, insbesondere Speicherplatz.

§ 13.3 Administrative Zugriffe

INGOS behält sich administrative Zugriffe auf die Plattform vor, soweit dies für Betrieb, Wartung, Störungsbeseitigung oder Sicherheit erforderlich ist. Ein Zugriff auf Postfachinhalte erfolgt nur, soweit dies zur Leistungserbringung oder auf Weisung des Kunden erforderlich ist, und wird protokolliert. Leistungen außerhalb des vereinbarten Umfangs berechnet INGOS gemäß dem jeweils gültigen Dienstleistungskatalog.

§ 14.1 Störungsmeldung

Der Kunde meldet Störungen der Plattform unverzüglich nach Entdeckung in Textform per E-Mail an support@ingos.com. Die Meldung beschreibt Zeitpunkt, betroffene Postfächer, Symptome und Auswirkungen möglichst genau.

§ 14.2 Beseitigung von Störungen

INGOS beseitigt Störungen, deren Ursache in der Plattform von INGOS liegt, ohne gesonderte Vergütung innerhalb einer angemessenen Frist. INGOS bearbeitet Störungsmeldungen während der Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Bayern). Bestimmte Reaktions- oder Beseitigungszeiten werden nicht zugesagt. Betrifft eine Störung eine Vielzahl von Kunden, behebt INGOS sie für alle Betroffenen gemeinsam und informiert über die Statusseite https://status.ingos.net oder per E-Mail.

Störungen, deren Ursache nicht in der Plattform von INGOS liegt, insbesondere in Endgeräten, E-Mail-Programmen, Netzwerk oder DNS-Einträgen des Kunden, sind kein Mangel. Stellt sich eine gemeldete Störung als solche heraus, darf INGOS den Analyseaufwand gemäß § 14.3 berechnen, wenn der Kunde dies bei zumutbarer Prüfung hätte erkennen können.

§ 14.3 Support

Im Grundentgelt enthalten ist der in der Featurematrix ausgewiesene E-Mail-Support für Fragen zur Funktion und Verfügbarkeit der INGOS-MAIL-Plattform sowie zur Annahme und Bearbeitung von Störungsmeldungen. Einrichtungs- und Bedienungsfragen werden, soweit möglich, durch Verweis auf die bereitgestellten Anleitungen in INGOS Documents beantwortet. Nicht Bestandteil des Grundentgelts sind individuelle Unterstützungs-, Beratungs- oder Einrichtungsleistungen, insbesondere die Einrichtung von Endgeräten und E-Mail-Programmen, Datenmigrationen, DNS-Anpassungen bei nicht von INGOS verwalteten Domains, individuelle Datenwiederherstellungen sowie Bedienungs- und Anwenderschulungen. Beauftragt der Kunde solche Leistungen, berechnet INGOS diese nach Aufwand gemäß Preisliste. Telefonischer Support, Fernwartung und Support-Portal stehen nur zur Verfügung, soweit sie für das gebuchte Paket in der Featurematrix vorgesehen oder gesondert beauftragt sind.

§ 15.1 Entgelte und Abrechnung

Die Vergütung richtet sich nach dem Angebot oder der bei Vertragsschluss gültigen Featurematrix mit Preisangaben. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Einrichtungspauschale je Domain wird mit der Einrichtung fällig.

Die laufenden Entgelte werden jährlich im Voraus für das Kalenderjahr berechnet. Beginnt die Abrechnung nicht am 1. Januar, berechnet INGOS für das erste Jahr anteilig bis zum 31. Dezember. Werden während des Jahres Leistungen hinzugebucht, etwa Postfächer oder Speicherplatz, berechnet INGOS diese anteilig bis zum Jahresende. Reduzierungen werden zum nächsten Kalenderjahr wirksam. Abrechnungsbeginn ist die Einrichtung durch INGOS, sofern im Angebot oder in der Vertragsbestätigung kein anderer Termin vereinbart ist.

Rechnungen werden elektronisch an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse versandt. Für einen auf Wunsch des Kunden erfolgenden Postversand berechnet INGOS 2,49 € je Rechnung. Die Zahlung erfolgt bargeldlos, vorzugsweise per SEPA-Lastschrift. Kosten einer vom Kunden zu vertretenden Rücklastschrift trägt der Kunde.

§ 15.2 Fälligkeit und Verzug

Entgelte sind mit Rechnungsstellung fällig, sofern die Rechnung keine Zahlungsfrist ausweist. Zahlt der Kunde nicht innerhalb von zehn Tagen nach Zugang der Rechnung oder innerhalb der ausgewiesenen Frist, gerät er ohne weitere Mahnung in Verzug. INGOS ist berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB zu verlangen. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

§ 15.3 Preisanpassung

INGOS ist berechtigt und verpflichtet, die laufenden Entgelte zum Beginn eines Kalenderjahres nach billigem Ermessen anzupassen, wenn und soweit sich die für die Leistungserbringung maßgeblichen Gesamtkosten verändern. Hierzu zählen insbesondere Kosten für Lizenzen, Energie, Rechenzentrum, Telekommunikation, Personal, Sicherheit und gesetzlich oder behördlich veranlasste Mehraufwendungen. Kostensteigerungen und Kostensenkungen werden bei der Anpassung angemessen gegeneinander berücksichtigt; eine Erhöhung darf die tatsächlich eingetretene Netto-Kostensteigerung nicht überschreiten. INGOS teilt eine Preisanpassung spätestens am 30. September des Vorjahres in Textform mit. Beträgt die Erhöhung mehr als 5 %, kann der Kunde den Vertrag abweichend von § 2.1 zum Ende des laufenden Kalenderjahres kündigen; die Kündigung muss INGOS bis zum 31. Oktober zugehen. INGOS weist in der Mitteilung auf dieses Kündigungsrecht hin.

§ 15.4 Vorvertragliche Entgeltinformation bei Anbieterwechsel und vorzeitiger Beendigung

Die Standarddienstentgelte ergeben sich aus dem Angebot und der bei Vertragsschluss geltenden Featurematrix. INGOS erhebt keine Wechselentgelte. Bei einer vorzeitigen Vertragsbeendigung im Zusammenhang mit einem Anbieterwechsel oder einer Löschungsentscheidung kann ausschließlich die verhältnismäßige Entschädigung nach § 11.4 anfallen. Diese Informationen werden dem Kunden vor Vertragsschluss mit diesen Bedingungen und der Featurematrix bereitgestellt und zusätzlich leicht zugänglich unter https://ingos.com/de-DE/documents/manuals/communication/email/user/data-portability veröffentlicht.

§ 16.1 Unbeschränkte Haftung

INGOS haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit von INGOS, ihren gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.

§ 16.2 Beschränkte Haftung

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet INGOS nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Die Haftung für den Verlust von Daten ist auf den Aufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Datensicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung angefallen wäre.

Im Übrigen ist die Haftung von INGOS ausgeschlossen. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung der Mitarbeiter, Vertreter und Organe von INGOS.

§ 16.3 Höhere Gewalt

INGOS haftet nicht für die Nichterfüllung vertraglicher Pflichten infolge von Ereignissen außerhalb ihres Einflussbereichs, insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terroranschlägen, behördlichen Anordnungen, Streiks sowie flächendeckenden Ausfällen der Strom- oder Internetversorgung. Für die Dauer solcher Ereignisse ist INGOS von der Leistungspflicht befreit.

§ 16.4 Cyberangriffe

INGOS trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Plattform vor Cyberangriffen, insbesondere durch regelmäßige Updates, Sicherheitsüberwachung und geeignete Schutzmaßnahmen. Ein vollständiger Schutz vor Angriffen, bislang unbekannten Schwachstellen oder Handlungen Dritter kann technisch nicht gewährleistet werden. Für Schäden aus einem Angriff haftet INGOS ausschließlich nach Maßgabe von § 16.1 und § 16.2.

§ 16.5 Verjährung

Schadensersatzansprüche des Kunden verjähren innerhalb eines Jahres ab dem Zeitpunkt, in dem der Kunde von dem Schaden und der Person des Schädigers Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen. Dies gilt nicht für Ansprüche nach § 16.1.

§ 17.1 Haftungsfreistellung

Der Kunde stellt INGOS von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, soweit diese auf einer vom Kunden oder seinen Benutzern zu vertretenden vertrags- oder rechtswidrigen Nutzung von INGOS MAIL oder auf einer vom Kunden zu vertretenden fehlenden Berechtigung zur Verarbeitung der gespeicherten Daten beruhen. Die Freistellung umfasst auch angemessene und erforderliche Kosten der Rechtsverteidigung. INGOS informiert den Kunden unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche und gibt ihm, soweit rechtlich und tatsächlich möglich, Gelegenheit zur Mitwirkung an der Rechtsverteidigung. INGOS wird ohne Zustimmung des Kunden keine Anerkenntnisse oder Vergleiche zulasten des Kunden abgeben, sofern dies nicht zur Abwehr unmittelbar drohender Nachteile erforderlich ist.

§ 17.2 Sperrung bei Pflichtverletzung

Kommt der Kunde einer ihm obliegenden Pflicht trotz Aufforderung und angemessener Fristsetzung nicht nach oder setzt er eine vertragswidrige Handlung fort, darf INGOS den Zugang für die Dauer der Pflichtverletzung sperren. Eingehende E-Mails werden während einer Sperre weiterhin angenommen und gespeichert, soweit dies technisch und rechtlich vertretbar ist. INGOS hebt die Sperre nach Beendigung der Pflichtverletzung unverzüglich auf. Die Vergütungspflicht bleibt während der Sperre bestehen.

§ 18.1 Umfang des Nutzungsrechts

INGOS räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Recht ein, INGOS MAIL im vereinbarten Umfang, insbesondere für die vereinbarte Anzahl von Postfächern, für eigene Zwecke seines Unternehmens zu nutzen. Der Kunde darf Dritten, die nicht zu seinem Unternehmen gehören, keine Nutzung des Dienstes ermöglichen, soweit nicht ausdrücklich vereinbart. Rechte an der von INGOS eingesetzten Plattform, Software, Systemkonfiguration, Dokumentation und sonstigen technischen Komponenten werden dem Kunden nicht übertragen; zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

Mit Vertragsende erlöschen alle Nutzungsrechte. Rechte an den Daten und Inhalten des Kunden verbleiben beim Kunden. Der Kunde räumt INGOS die Rechte an seinen Daten ein, die zur Erbringung der vertraglichen Leistungen erforderlich sind, insbesondere zur Speicherung, Übertragung und Sicherung.

§ 19.1 Vorrang elektronischer Kommunikation

Die vertragsbezogene Kommunikation erfolgt vorrangig per E-Mail oder telefonisch. Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm angegebene E-Mail-Adresse während der Vertragslaufzeit funktionsfähig ist und regelmäßig abgerufen wird. Vertrags- und leistungsrelevante Informationen können per E-Mail, gegebenenfalls als PDF, an diese Adresse übermittelt werden. Für den Zugang von Erklärungen gelten die gesetzlichen Bestimmungen. Erteilt der Kunde eine Eingangs- oder Lesebestätigung, kann diese bei der Beurteilung des Zugangs berücksichtigt werden.

Solange sich per E-Mail übermittelte Daten im Einflussbereich des Kunden oder eines von ihm beauftragten Drittanbieters befinden, ist der Kunde für deren Sicherheit verantwortlich.

§ 19.2 Textform und Papierform

Soweit diese Bedingungen Textform verlangen, gilt § 126b BGB. Auf ausdrückliches Verlangen stellt INGOS vertragsbezogene Dokumente in Papierform zur Verfügung, sofern der Aufwand nicht außer Verhältnis zum Vorteil des Kunden steht; übersteigen die Kosten 2,49 €, darf INGOS diesen Betrag berechnen. Verzögerungen durch Papierform gehen zu Lasten des Kunden.

§ 19.3 Änderung der Kontaktdaten

Der Kunde teilt Änderungen seiner E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Postanschrift unverzüglich mit. Schäden und Verzögerungen, die auf einer schuldhaft unterlassenen oder verspäteten Mitteilung beruhen, trägt der Kunde, es sei denn, INGOS war die Änderung anderweitig bekannt oder die fehlende Erreichbarkeit ist ganz oder teilweise von INGOS zu vertreten. Ansprüche von INGOS wegen fehlender Erreichbarkeit des Kunden bleiben vorbehalten.

§ 20.1 Auftragsverarbeitung

Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für alle personenbezogenen Daten, die er mit INGOS MAIL verarbeitet. INGOS verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Kunden gemäß Art. 28 DSGVO. Einzelheiten, insbesondere Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie etwaige Unterauftragsverarbeiter, regeln die Datenschutzbestimmungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag in der bei Vertragsschluss geltenden oder später zwischen den Parteien wirksam vereinbarten Fassung unter https://transfer.ingos.net/url/privacy. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist gesonderter Bestandteil dieses Vertrags.

§ 20.2 Ort der Verarbeitung

INGOS betreibt die primäre INGOS-MAIL-Infrastruktur auf eigener Serverinfrastruktur in Deutschland. E-Mails, Kalender, Kontakte und sonstige Postfachinhalte werden dort gespeichert. Eine Übermittlung an Dritte findet nur statt, soweit sie zur Zustellung von E-Mails an Empfänger außerhalb von INGOS MAIL erforderlich ist, in § 9.2 beschrieben ist oder vom Kunden gemäß § 20.3 selbst veranlasst wird. Der in § 9.2 beschriebene Sicherheitsdienst verarbeitet ausschließlich die dort genannten technischen Merkmale; eine Übermittlung der Nachricht in lesbarer Form an diesen Anbieter ist nicht vorgesehen. INGOS verkauft keine Kundendaten und wertet sie nicht zu eigenen Zwecken, insbesondere nicht zu Werbezwecken, aus. Die nach Art. 28 der Verordnung (EU) 2023/2854 aktuell zu veröffentlichenden Angaben zu den für INGOS MAIL maßgeblichen Gerichtsbarkeiten der eingesetzten IKT-Infrastruktur sowie zu den technischen, organisatorischen und vertraglichen Maßnahmen gegen rechtswidrige internationale staatliche Zugriffe oder Übermittlungen nicht personenbezogener Daten werden unter https://ingos.com/de-DE/documents/legal/data-act veröffentlicht und aktuell gehalten.

§ 20.3 Vom Kunden aktivierte Dienste Dritter

INGOS MAIL kann Funktionen anbieten, mit denen der Kunde oder seine Benutzer Dienste Dritter anbinden, insbesondere KI-Assistenzfunktionen, externe Cloud-Speicher, Weiterleitungen an externe Adressen oder den Abruf externer Postfächer. Welche Dienste Dritter verfügbar sind, ergibt sich aus der jeweils aktuellen Produktdokumentation. Solche Funktionen sind, soweit nicht im Angebot ausdrücklich anders vereinbart, nicht automatisch aktiviert. Aktiviert der Kunde oder ein von ihm berechtigter Benutzer einen Dienst Dritter, werden die für die jeweilige Funktion erforderlichen Daten, gegebenenfalls auch Nachrichteninhalte, an den jeweiligen Dritten übermittelt; dieser kann seinen Sitz auch außerhalb der Europäischen Union haben. Soweit der Kunde den Drittdienst eigenverantwortlich auswählt und auf Grundlage einer eigenen Vertragsbeziehung aktiviert, erfolgt die Nutzung in seiner Verantwortung als datenschutzrechtlich Verantwortlicher; der Dritte ist insoweit kein Unterauftragsverarbeiter von INGOS.

§ 20.4 Informationssicherheit

INGOS betreibt ein Informationssicherheitsmanagementsystem und hat technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik gemäß Art. 32 DSGVO umgesetzt, die laufend an die Bedrohungslage angepasst werden. Verbindungen zwischen Endgeräten und INGOS MAIL werden verschlüsselt übertragen. Die Vertragsparteien verpflichten ihre Mitarbeiter auf die Vertraulichkeit.

§ 21.1 Änderung dieser Bedingungen

INGOS kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft anpassen, soweit hierfür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere aufgrund geänderter Rechtslage oder Rechtsprechung, behördlicher Vorgaben, technischer Weiterentwicklung, Sicherheitsanforderungen oder zur Schließung nach Vertragsschluss erkennbar gewordener Regelungslücken. Eine einseitige Änderung darf den Kunden unter Berücksichtigung der Interessen beider Parteien nicht unangemessen benachteiligen und insbesondere weder den wesentlichen Vertragsgegenstand noch das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung wesentlich zulasten des Kunden verändern. INGOS informiert den Kunden über solche Änderungen in Textform mit angemessener Vorlaufzeit. Änderungen, die Hauptleistungspflichten, Laufzeit, Kündigungsrechte oder das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung wesentlich verändern, bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung, soweit sie nicht unmittelbar durch zwingendes Recht vorgegeben sind. Kommt eine erforderliche Vereinbarung nicht zustande und ist INGOS die Fortführung des unveränderten Vertrags nicht zumutbar, bleiben die gesetzlichen und vertraglichen Kündigungsrechte von INGOS unberührt.

§ 21.2 Vertraulichkeit

Die Parteien wahren über vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei Stillschweigen, auch für zwei Jahre nach Vertragsende. Ausgenommen sind Informationen, die dem Empfänger bei Vertragsschluss nachweislich bekannt waren oder ihm später rechtmäßig von Dritten bekannt werden, die öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass dies auf einer Vertragsverletzung beruht, oder die aufgrund gesetzlicher Pflicht oder gerichtlicher oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen; in letzterem Fall unterrichtet der Empfänger die andere Partei, soweit rechtlich zulässig, vorab. Die Parteien gewähren nur solchen Beratern, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen Zugang, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und die Informationen für die Vertragsdurchführung benötigen. Bei schuldhafter Verletzung dieser Verpflichtungen gelten die gesetzlichen Unterlassungs-, Beseitigungs- und Schadensersatzansprüche.

§ 21.3 Übertragbarkeit

Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit ausdrücklicher Zustimmung von INGOS in Textform auf Dritte übertragen. INGOS ist berechtigt, Rechte und Pflichten auf einen oder mehrere Dritte zu übertragen (Vertragsübernahme); in diesem Fall kann der Kunde den Vertrag fristlos kündigen.

§ 21.4 Gerichtsstand und anwendbares Recht

Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Regensburg, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts, öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder im Inland keinen allgemeinen Gerichtsstand hat. INGOS ist berechtigt, den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

§ 21.5 Geistiges Eigentum und Marken

Alle Rechte an den Leistungen von INGOS, der zugehörigen Dokumentation sowie an Updates, Erweiterungen und Ableitungen stehen INGOS oder den jeweiligen Rechteinhabern zu und bleiben vorbehalten. Alle Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

§ 21.6 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Soweit diese Bedingungen einen Punkt nicht regeln, gelten ergänzend die allgemeinen AGB von INGOS. An die Stelle einer unwirksamen Regelung tritt die gesetzliche Regelung.