Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Produkt INGOS Phone ist die INGOS GmbH, Mimminger Str. 37B, 94491 Hengersberg, Deutschland. Die vertretungsberechtigten Personen stehen im Impressum.

Kontakt für Datenschutzfragen: privacy@ingos.com. Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist bestellt und über dieselbe Adresse erreichbar.

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Produkt INGOS Phone: die von INGOS betriebene Telefonanlage, das Kundenportal my.ingos.com und die INGOS Phone Apps für Mobilgeräte und Desktop. Sie ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung der Website ingos.com, die auch die dort eingesetzten Cookies beschreibt.

Was für Ihr Unternehmen gilt: Für die Inhalte der Kommunikation (Sprache, Video, Sprachnachrichten, Chat, Gesprächsnotizen, Aufzeichnungen, Telefonbücher) ist das Kundenunternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. INGOS verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag und nach dessen Weisung als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Rechtsgrundlage gegenüber Mitarbeitenden und Gesprächspartnern stellt das Kundenunternehmen sicher; es informiert seine Mitarbeitenden über den Einsatz von INGOS Phone.

Was für Sie als Nutzerin oder Nutzer gilt: Für Bestands- und Verkehrsdaten, die INGOS zur Erbringung, Abrechnung, Sicherheit und Störungsbeseitigung des Telekommunikationsdienstes benötigt (Konten, Nebenstellen, Anrufdetails, Protokolle), ist INGOS Verantwortlicher. Für Fragen zu Kommunikationsinhalten wenden Sie sich bitte an Ihr Unternehmen, in allen übrigen Fällen an INGOS.

INGOS wahrt das Fernmeldegeheimnis nach § 3 TDDDG. Inhalte und nähere Umstände der Telekommunikation werden nur verarbeitet, soweit dies für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist.

Je nach Nutzung des Dienstes werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Konto- und Stammdaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Nebenstelle, Rolle und Berechtigungen, Zugangsdaten in gesicherter Form. Diese Angaben sind für die Einrichtung eines Zugangs erforderlich; ohne sie kann der Zugang nicht bereitgestellt werden.
• Verkehrsdaten (Anrufdetails): anrufende und angerufene Rufnummer, Beginn, Klingel- und Annahmezeitpunkt, Ende und Dauer eines Gesprächs sowie das Ergebnis. Rufnummern von Gesprächspartnern entstehen beim Verbindungsaufbau.
• Inhaltsdaten: Sprach- und Videogespräche während der Übertragung, Sprachnachrichten (persönliche und Firmen-Anrufbeantworter), Chat-Nachrichten mit Anhängen, Gesprächsnotizen sowie Gesprächsaufzeichnungen, sofern das Kundenunternehmen diese Funktion aktiviert hat.
• Kontaktdaten: persönliche und gemeinsame Telefonbücher; auf Wunsch der Nutzerin oder des Nutzers aus dem Adressbuch des Geräts übernommen.
• Präsenz- und Nutzungsdaten: Anwesenheitsstatus, Bearbeitungsstatus von Sprachnachrichten, Aktivitätszähler (nur Anzahlen, keine Inhalte).
• Geräte- und Verbindungsdaten: IP-Adresse, Gerätetyp und Softwareversion, bei Tischtelefonen die Hardware-Adresse, die Push-Kennung des Geräts, Zeitpunkte der Anmeldung.
• Protokolldaten: Änderungsprotokoll des Portals (wer hat was wann geändert), Protokoll über Supportzugriffe mit IP-Adresse und Gerätekennung, Einstellungen zu KI-Funktionen samt Verlauf.
• Diagnosedaten: Fehlerberichte der App, die nur auf Veranlassung der Nutzerin oder des Nutzers erstellt und verschlüsselt an INGOS übertragen werden.

Fax-Funktionen sind nicht Bestandteil von INGOS Phone.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung findet durch INGOS nicht statt.

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Bereitstellung des Dienstes (Vermittlung von Gesprächen, Sprachnachrichten, Chat, Telefonbücher, Apps, Portal): gegenüber dem Kundenunternehmen Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Kommunikationsinhalte Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Abrechnung und Nachweis der erbrachten Leistungen anhand der Anrufdetails: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
• Sicherheit und Störungsbeseitigung (Protokolle, Geräte- und Verbindungsdaten, Diagnosedaten): berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Gesprächsaufzeichnung: nur auf Weisung des Kundenunternehmens. Die Rechtsgrundlage gegenüber den Gesprächsteilnehmern, insbesondere deren Information und, soweit erforderlich, Einwilligung (§ 201 StGB), stellt das Kundenunternehmen sicher.
• KI-gestützte Funktionen (Umschrift und Zusammenfassung): im Auftrag des Kundenunternehmens, das die Rechtsgrundlage gegenüber den Beteiligten sicherstellt. Die Einstellung der Nutzerin oder des Nutzers in der App (immer, nie, nachfragen) ist eine zusätzliche technische Sperre: Ohne Freigabe findet keine Verarbeitung statt.
• Supportzugriffe auf ein Nutzerkonto: Erfüllung des Vertrags mit dem Kundenunternehmen und berechtigtes Interesse an der Störungsbeseitigung, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO, in Verbindung mit Art. 28 DSGVO. Die Freigabe durch die betroffene Person ist eine zusätzliche technische Sicherung.
• Speichern und Auslesen auf Endgeräten (Zugangsdaten, Push-Kennung, optional Adressbuch): erforderlich, um den ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen, § 25 Abs. 2 TDDDG; der Adressbuchzugriff erfolgt nur mit der Berechtigung, die Sie in den Systemeinstellungen erteilen.

Die INGOS Phone Apps stehen für iOS, Android und Desktop-Systeme zur Verfügung. Sie verbinden sich ausschließlich mit der Telefonanlage des Unternehmens der nutzenden Person.

Die Apps fordern nur die Berechtigungen an, die für die jeweilige Funktion nötig sind: Mikrofon für Gespräche, Kamera für Videogespräche, Benachrichtigungen für eingehende Anrufe und Nachrichten sowie optional den Zugriff auf das Adressbuch, um Kontakte im Telefonbuch anzuzeigen. Der Zugriff auf das Adressbuch kann in den Systemeinstellungen jederzeit entzogen werden.

Damit eingehende Anrufe auch bei geschlossener App signalisiert werden, nutzen die mobilen Apps die Push-Dienste von Apple (iOS) und Google (Android). Übertragen werden eine Gerätekennung, eine Kontokennung und die Angaben zur Signalisierung des Anrufs, etwa die Rufnummer des Anrufenden. Gesprächsinhalte werden nicht über Push-Dienste übertragen. Die Push-Verknüpfung eines Geräts (die Zuordnung von Gerät und Konto für Benachrichtigungen) wird nach 365 Tagen ohne Nutzung ungültig und nicht mehr verwendet.

Fehlerberichte werden nur auf Veranlassung der Nutzerin oder des Nutzers erstellt, verschlüsselt an INGOS übertragen und ausschließlich von INGOS zur Fehleranalyse entschlüsselt.

Die Telefonanlage, das Kundenportal und die Server für KI-Funktionen werden von INGOS auf eigener Hardware in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Server, Netzwerk und Virtualisierung betreibt INGOS selbst; die Daten verlassen das Rechenzentrum nicht. Für die Speicherung und Auswertung von Gesprächs-, Nachrichten- und Kontaktdaten werden keine externen Cloud-Anbieter eingesetzt. Davon unberührt bleiben die Push-Signalisierung an Mobilgeräte und die Zustellung von Benachrichtigungen per E-Mail an die vom Kundenunternehmen benannten Postfächer.

Die Verbindungen zwischen Apps, Tischtelefonen, Portal und Telefonanlage sind transportverschlüsselt.

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für den Dienst erforderlich ist:

• Telekommunikationsanbieter für die Zuführung und Zustellung von Gesprächen in das öffentliche Telefonnetz. Sie erhalten die für die Verbindung notwendigen Rufnummern und Verbindungsdaten. Bei Gesprächen ins Ausland können auch dortige Anbieter diese Daten erhalten.
• Push-Dienste von Apple und Google für die Signalisierung an mobile Geräte (siehe Abschnitt Softphone-Apps).
• E-Mail-Zustellung von Benachrichtigungen, etwa Sprachnachrichten des Firmen-Anrufbeantworters, über eigene Mailserver von INGOS an die vom Kundenunternehmen hinterlegten Postfächer und deren Mailserver.
• Rechenzentrumsbetreiber, die Räume, Strom und Netzanbindung für die Hardware von INGOS bereitstellen, ohne Zugriff auf die Daten.
• Behörden, soweit INGOS gesetzlich dazu verpflichtet ist.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.

Die Verarbeitung von Gesprächs-, Nachrichten- und Kontaktdaten erfolgt in Deutschland. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union kann bei der Push-Signalisierung an Mobilgeräte über Apple und Google sowie bei Gesprächen mit Teilnehmern im Ausland erfolgen. Apple und Google sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission verpflichtet.

Gesprächsaufzeichnungen sind standardmäßig ausgeschaltet. Sie können nur von einer Administratorin oder einem Administrator des Kundenunternehmens je Nebenstelle oder Warteschlange aktiviert werden. Das Kundenunternehmen ist dafür verantwortlich, Gesprächsteilnehmer vor der Aufzeichnung zu informieren; INGOS stellt dafür eine Ansagefunktion bereit. Aufzeichnungen sind nur für berechtigte Personen des Kundenunternehmens zugänglich.

Sprachnachrichten werden in der Telefonanlage gespeichert und je nach Einstellung zusätzlich per E-Mail zugestellt. Chat-Nachrichten und Anhänge werden auf dem Nachrichtenserver des Dienstes gespeichert, solange der Chat beziehungsweise das Kundenkonto besteht.

INGOS Phone kann Sprachnachrichten und Gespräche in Text umschreiben und zusammenfassen. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland mit Sprachmodellen, die INGOS selbst betreibt. Es werden keine Daten an externe Anbieter von KI-Diensten übermittelt.

Die Funktionen sind nur aktiv, wenn die jeweilige Nutzerin oder der jeweilige Nutzer sie in den Einstellungen erlaubt hat (immer, nie oder im Einzelfall nachfragen). Die Einstellung und ihr Verlauf werden als Nachweis gespeichert; Gesprächsinhalte werden dort nicht gespeichert. Für die Umschrift wird eine Kopie der Audiodaten nur im Arbeitsspeicher gehalten und nach der Verarbeitung verworfen; die vom Kundenunternehmen gespeicherte Originaldatei bleibt davon unberührt. Protokolliert werden lediglich Dauer, Sprache und Laufzeit der Verarbeitung.

Mitarbeitende von INGOS sehen ein Nutzerkonto nur nach Freigabe durch die betroffene Person und nur für die freigegebene Nebenstelle. In der Supportansicht sind bestimmte Aktionen technisch unterbunden, darunter das Ändern der Einstellungen zu KI-Funktionen.

Jeder Zugriff wird mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerätekennung protokolliert und ist für die betroffene Person unter „Aktivitäten“ einsehbar. Interne Zugänge zum Portal sind an Hardware-Sicherheitsschlüssel gebunden. Exporte von Verbindungsdaten werden gesondert protokolliert.

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für die Telefonanlage gelten standardmäßig die folgenden Fristen, die das Kundenunternehmen innerhalb der gesetzlichen Grenzen anpassen kann:

Abrechnungsrelevante Daten werden nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften bis zu zehn Jahre aufbewahrt.

INGOS trifft technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere Transportverschlüsselung aller Verbindungen, getrennte Mandanten in der Telefonanlage (jedes Kundenunternehmen in einer eigenen Instanz), rollenbasierte Berechtigungen, Hardware-Sicherheitsschlüssel für interne Zugänge, lückenlose Protokollierung von Änderungen und Zugriffen, verschlüsselte Übertragung von Diagnosedaten sowie regelmäßige Aktualisierungen der Systeme.

Betroffene Personen haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage berechtigter Interessen erfolgt (Art. 21 DSGVO). INGOS verarbeitet die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für INGOS ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig.

Soweit INGOS Daten im Auftrag eines Kundenunternehmens verarbeitet, richten Sie Ihre Anfragen zu Kommunikationsinhalten an dieses Unternehmen; INGOS unterstützt es bei der Beantwortung. Gesprächspartner, deren Rufnummern beim Verbindungsaufbau anfallen, informiert INGOS nicht einzeln, weil dies einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeuten würde (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO); diese Datenschutzerklärung ist öffentlich zugänglich. In allen übrigen Fällen genügt eine Nachricht an privacy@ingos.com.

INGOS passt diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar; das Veröffentlichungsdatum und das Datum der letzten Änderung stehen am Ende der Seite.