Der Austausch von Dateien gehört heutzutage zu den grundlegenden digitalen Prozessen im Unternehmen, egal ob Informationen im Team innerbetrieblich oder extern mit Geschäftspartnern geteilt werden. Da diese geteilten Informationen oft personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse oder sonstige Firmeninterna umfassen, steht Sicherheit hier an erster Stelle.
Der Bequemlichkeit halber werden Daten gerne per Email geteilt. Diese Methode birgt allerdings einige Gefahren: zum einen werden Dateien, welche als Email Anhänge versendet werden oft ohne ausreichende Verschlüsselung versendet.
Dies erleichtert es Angreifern sensible Daten abzufangen. Hierbei hilft es auch nichts, wenn der Absender der Email diese samt Dateianhang absendet, der Transportweg verschlüsselt, aber der Empfänger die Email unverschlüsselt empfängt.
Dies bedeutet zwar, dass die Verschlüsselung auf dem Übertragungsweg (SMTP) verschlüsselt ist, die Verschlüsselung aber endet, sobald der Empfänger diese durch seinen Emailprovider oder auf seinem Emailserver empfängt.
Kommt die Email auf einem unverschlüsselten System an, ist die Email inklusive aller Inhalte ungeschützt und im Klartext lesbar. Ist das Emailsystem des Empfängers also kompromittiert oder der Zugriff auf die Postfächer nicht ausreichend abgesichert, können die Daten an unautorisierte Dritte abwandern.
Dies führt nicht nur zu Verstößen gegen einschlägige Datenschutzgesetze sondern auch zu Verletzungen gegen Lieferantenbedingungen und -Standards.
Auch wenn der für den Fall, dass der Empfänger die Emails verschlüsselt empfängt, diese aber die Organisation verlässt bzw. an ein unverschlüsseltes System weitergeleitet wird, sind die Daten ungeschützt.
Wer außerdem schon mal versucht hat große Dateimengen per Email zu versenden, wird hier festgestellt haben, dass dies oft nicht funktioniert. Emails unterliegen oft Größenbeschränkungen und werden von entsprechend konfigurierten Emailservern oder Diensten nicht übertragen. Dies stärkt die Netzwerkperformance und sichert die Verfügbarkeit der Systeme.
Eine weitere, weniger sichere Filesharing Methode sind Public Cloud Dienste. Diese bieten zwar eine gewisse Benutzerfreundlichkeit, jedoch ist bei Public Cloud Diensten oft unsicher, wo genau die Daten gespeichert werden und wer Zugang zu den abgelegten Daten hat und für welche Zwecke diese Daten vom Provider verwendet werden. Dies kann zu Problemen bei der Einhaltung von Datenschutzvorschriften führen.
Eine sichere Lösung bieten File Sharing Dienste, die auf einer Private Cloud Infrastruktur gehostet werden. So haben Unternehmen die volle Kontrolle über die Daten und wer darauf Zugriff hat. So können Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Dadurch, dass die Übertragung Ende-zu-Ende verschlüsselt ist, stellt dies sicher, dass nur berechtigte Empfänger Zugriff auf die Daten haben. Solange die Daten auf der File Sharing Plattform verbleiben und nicht auf ein Gerät gedownloadet werden (dieses könnte ggf. kompromittiert sein), sind die Daten geschützt.
Sollte der Sender fälschlicherweise ein Dokument hochladen, welches nicht für den Empfänger bestimmt ist, kann dieses einfach entfernt werden. Dies bietet im Vergleich zur Email volle Kontrolle über die zu teilenden Informationen. Eine Email kann nämlich nicht einfach zurückgeholt oder vom Server des Empfängers gelöscht werden.
Moderne Fileshare Plattformen bieten die Möglichkeit Dateifreigaben über Links sicherzustellen, welche per Email verschickt und zusätzlich mit Passwort geschützt werden können. Dies bildet eine zusätzliche Schutzebene für die Daten.
Protokollierungsfunktionen gewährleisten die Nachvollziehbarkeit. Änderungen an Dateien werden somit absolut nachvollziehbar und transparent.
Zudem können Zugriffe granular vergeben werden, was ideal für die Zusammenarbeit im Team ist absolute Zugriffskontrolle bietet.
